Sí, debes hacerla. Todo proveedor de bienes o servicios está obligado a facturar cuando el cliente lo solicita, incluso si el gasto tiene dos, tres o hasta cuatro años de antigüedad. Conviene valorar cuánto tiempo ha pasado desde la operación y qué comprobante conserva el cliente, porque eso determina el tipo de factura que corresponde.

La factura debe expedirse siempre en el momento de la operación. No obstante, cuando la solicite un empresario o profesional que actúe como tal, debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al de la operación [Reglamento de facturación]. Si no se expidiera la factura en dicho plazo, el cliente siempre puede exigirla dentro de los 4 años siguientes a la realización de la operación.

En determinados casos establecidos por la normativa tributaria (hostelería, restauración, peajes, aparcamiento, etc.) [Reglamento de facturación], en lugar de una factura completa, puede expedirse una factura simplificada (ticket), donde no consta la identidad del destinatario. No obstante, el cliente siempre tiene derecho a pedir con posterioridad, dentro de los 4 años siguientes, la expedición de una factura de canje (o sustitutiva) donde conste su identidad y la cuota de IVA repercutida [Consulta AEAT]. Este tipo de facturas de canje se solicita principalmente para poder deducir el IVA soportado.

Puedes conocer más sobre las facturas de canje y su impacto en tu contabilidad en este artículo que hemos preparado para ti: Facturas de Canje: Todo lo que debes saber.

Si el cliente ya tiene una factura completa pero necesita corregir algún dato o error, corresponde emitir una factura rectificativa. También existe un plazo de hasta cuatro años para pedirla, y ha de elaborarse en el momento de la solicitud [Reglamento de facturación].

¿Cuál es la diferencia entre una factura completa y una factura de canje?

Aunque pueda parecer que solo cambian los plazos, también difieren en propósito, forma e impacto contable [Reglamento de facturación].

Plazo: la factura completa debe emitirse, como regla general, antes del día 16 del mes siguiente a la operación; la de canje puede emitirse hasta cuatro años después [Reglamento de facturación]. Solicitada la factura de canje, el establecimiento debe expedirla antes del día 16 del mes siguiente al de la solicitud de canje [Consulta Vinculante].
Propósito: la factura completa identifica la transacción y a las partes y sirve como justificante para múltiples fines; la factura de canje sustituye a una factura simplificada, principalmente para permitir la deducción del IVA soportado.
Forma: la factura de canje presenta dos diferencias fundamentales frente a una factura ordinaria: incorpora la fecha actual de emisión, además de la fecha de la operación, y hace referencia expresa a la factura simplificada a la que sustituye [Consulta AEAT].
Impacto contable para el emisor: a diferencia de la factura completa, la de canje no altera ejercicios cerrados; debe llevar una numeración y serie distinta a la de las facturas ordinarias para no afectar a tu contabilidad.

En todo caso, si se solicita una factura, ésta debe emitirse: ya sea una factura completa, una de canje para gastos antiguos o una rectificativa cuando corresponda.

Pero, ¿Tengo la obligación de emitir la factura por un gasto que no recuerdo?

Sí. Es normal no recordar una transacción reciente, y mucho menos una de hace un par de años. Sin embargo, eso no exime de la obligación de emitir la factura de canje si te la solicitan, siempre que quien la pida conserve el ticket de la operación, ya sea el recibo físico o una versión digital de la misma. La mera posesión del ticket constituye prueba suficiente de la recepción del servicio ante el proveedor [Agencia Tributaria] y, por tanto, da derecho a solicitar la factura completa.

En cualquier caso, la factura simplificada debe encontrarse contabilizada y registrada por el emisor de la misma, por lo que siempre debe ser posible realizar una consulta a tales registros para su localización.