Tecnología OCR: qué es y por qué te interesa

¿Así que tienes curiosidad por saber qué es el OCR? En este artículo te daremos todos los detalles sobre esta gran tecnología. También te explicaremos para qué puede serte esto útil, qué limitaciones tiene actualmente y qué solución proponemos en 60dias.

¿Qué es el OCR?

El OCR o Optical Character Recognition, es una tecnología que reconoce el texto dentro de una imagen, transformándolo en caracteres editables dentro de un programa de edición de texto. A continuación te explicamos cómo lo logra.

¿Cómo funciona la tecnología OCR?

El reconocimiento óptico de caracteres puede funcionar tanto con documentos escaneados como con texto escrito a mano. Lo que hace es reconocer el texto que está presente en la imagen, ya sean letras, números o símbolos, y convertir esta información en caracteres de tipo ASCII o Unicode, pasándolo a un programa de edición.

De manera resumida, la digitalización con OCR se divide en tres fases:

1. Escaneado de papel: Consiste en convertir los documentos físicos en imágenes digitales. Cada elemento del documento (letras, números, imágenes) se convierte en un conjunto de píxeles con un color asignado. Los archivos generados en este proceso son representaciones exactas del documento original y se pueden almacenar en varios formatos de imagen.
2. Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Esta fase es la que transforma las imágenes en texto legible por máquina. Se puede subdividir en cuatro partes:

• • Transformación a blanco y negro: Convierte todos los píxeles de la imagen a blanco y negro para resaltar los caracteres escritos.
  • Fragmentación de la imagen: Divide los textos en palabras y letras individuales.
  • Adelgazamiento de caracteres: Perfila los contornos de cada figura para obtener formas más simples y nítidas.
  • Comparación con patrones de letras: Cada carácter es comparado con un conjunto de ejemplos hasta encontrar la coincidencia más precisa.

1. Archivo digital de documentos: Después de haber reconocido toda la información de cada documento, los documentos digitalizados se organizan en bibliotecas digitales, asegurando que la información quede clasificada y sea fácilmente accesible.

Uno de los primeros programas populares en implementar esta tecnología fue Adobe Acrobat, que permite el reconocimiento de letras en sus documentos PDF. Sin embargo, hoy en día el OCR está en todas partes, y hasta se puede usar con la cámara del móvil, con la ayuda de algunas aplicaciones.

¿Te podría interesar usar la tecnología OCR para tu trabajo? Veámoslo de manera resumida con el siguiente listado de ventajas e inconvenientes:

Ventajas e inconvenientes de la digitalización con OCR

Ventajas

• Transcripción automática. Convierte textos en datos fácilmente editables en programas de texto o cálculo como Word o Excel.
• Ahorro de tiempo: Lo que llevaría horas hacer con el método tradicional, ahora lleva tan solo unos minutos con unos pocos clics.
• Búsqueda de texto: Un documento que ha sido pasado por un proceso de OCR permite que se haga una búsqueda de alguna palabra o concepto que te interese consultar. Esto puede ser muy interesante para estudiantes que tienen un libro en PDF digitalizado, por ejemplo.
• Accesibilidad: A pesar de que no lo hemos mencionado, esta tecnología que lee el texto es muy útil para que personas con discapacidad visual puedan escuchar texto que tienen en la pantalla.

Inconvenientes

• Puede fallar: El uso de esta tecnología entraña un peligro, y es que puede fallar al leer el texto. Dado que se utiliza para digitalizaciones en masa, esto podría significar pérdida de información o, peor, guardar información errónea. Esto es más delicado aún en el caso de la digitalización de facturas y tiques (que también llamamos recibos).
• Limitaciones en idioma y fuente: El OCR no siempre funciona con absolutamente todos los documentos. Hay idiomas, sobre todo los que no utilizan alfabeto latino, que representan un reto para esta tecnología. También puede tenerlo difícil para entender algunos tipos de letra, incluso digitales.
• Coste: Usar un buen sistema de OCR requiere de una inversión en programas suficientemente avanzados. Las alternativas gratuitas pueden estar bien para comenzar, pero si buscas una solución profesional, hay que pagarlo.
• Tardanza en procesarlo: Algunos documentos más largos o complejos pueden demorarse mucho tiempo en ser procesados. Por eso, recomendamos el OCR principalmente para la gestión de pequeños documentos, como los recibos.

¿Dónde se usa el OCR?

Esta tecnología puede usarse en una gran variedad de sectores, aunque lo importante es aprovechar su capacidad de automatización y rapidez a la hora de digitalizar. En cualquier negocio donde haya documentos impresos que deban convertirse a formato digital, será algo recomendable. Ponemos algunos ejemplos:

• Sanidad: Los registros de los pacientes a menudo deben de hacerse primero a mano, tomando nota de sus rasgos, tratamientos, pruebas, pagos, entre otros.
• Logística: El OCR resulta muy útil a los empleados de estas empresas para rastrear etiquetas de sus paquetes, facturas, recibos, etc.
• Banca: En el banco se firman muchos documentos y hay mucho papeleo que hacer, sobre todo a nivel legal. Es parte del trabajo de sus empleados usar esta tecnología para ser mucho más eficientes.

Dentro de cualquier sector, como ves, el OCR puede resultar muy útil para hacer un registro minucioso de los documentos, sobre todo de las facturas, que a veces se acumulan y un gran volumen de ellas puede resultar difícil de gestionar. De hecho, nosotros recomendamos contar con ella en cualquier departamento de contabilidad, sea cual sea la empresa.

Digitalización de recibos con OCR

La herramienta de reconocimiento óptico de caracteres es ideal para gestionar gastos como, por ejemplo, los de viajes.

Cada vez que se obtiene el tickets o factura de una comida en restaurante, aparcamiento, combustible, billete de tren, material de trabajo… tan solo hay que dejar que la aplicación lo escanee y almacene los datos. Ciertos software son tan avanzados que reconocen automáticamente campos como fechas, proveedores, ciudades, IVA…

Sin embargo, hay un “pero”. Ahora ya eres consciente de qué es el OCR y cómo funciona, y sabes que estas limitaciones pueden ser problemáticas.

Debes tener en cuenta que cada proveedor configura sus recibos de manera distinta, y eso puede hacer que una solución automática como la tecnología OCR falle más a menudo de lo habitual para reconocer dichos campos o para registrar correctamente los datos.

Mientras no hay una solución mejor, tu mejor alternativa es revisar manualmente todas las facturas simplificadas o tiques para asegurarte de que no haya ningún fallo en la tecnología que pueda suponer una pérdida importante de información o un descuadre en las contabilidades de la empresa.

¿Quieres que lo hagamos por ti? En 60dias, al contrario de lo que hacen otras empresas, en todos nuestros servicios tenemos a un equipo humano de especialistas que revisa todos tus documentos digitalizados.

Y, sí, también podemos digitalizar por ti tus facturas. ¡Revisa nuestros servicios para saber más y da un paso adelante en la automatización de tu empresa!