A la hora de darle comienzo al proyecto de recuperación de IVA para los gastos de viaje, un aspecto importante a tener en cuenta es definir bien la trazabilidad de estos gastos para que una vez se consiga la factura de canje correspondiente a cada ticket del que se va a recuperar el IVA, sepamos de manera fehaciente de donde proviene ese gasto, que empleado lo realizo y a que liquidación corresponde.
¿Por qué es importante la trazabilidad en el proceso de recuperación de IVA?
El poder rastrear esta información, no solo va a servir para tener un mayor control a la hora de contabilizar las facturas de canje, es decir, por ejemplo si tenemos en cuenta que una sola factura de canje puede llegar a canjear más de 100 tickets de diferentes empleados y diferentes años, al dejar bien definida la trazabilidad, podemos conocer exactamente toda la información relativa a cada uno de los recibos conociendo al mismo tiempo que cantidad de IVA estamos recuperando y de qué año, lo que hace que tengamos mayor conocimiento acerca de la rentabilidad del proyecto.
Otra ventaja, posiblemente la más importante es dejar bien definida la procedencia de cada gasto del que se va a deducir IVA a la hora de una auditoría interna o un requerimiento de la AEAT, ya que la mayoría de las peticiones de este tipo suelen ser para solicitar una justificación de ese gasto.
Por ejemplo, supongamos que nos solicitan dos cosas: adjuntar información acerca de todas las facturas de canje del año 2017 del proveedor X y justificar que están relacionadas con gastos de la empresa. En cuanto a la primera parte es sencillo recopilar todas las facturas que nos soliciten, pero en cuanto a la segunda, que quizás sea la más importante, ¿Cómo justificamos ese gasto? Es aquí donde entra la trazabilidad, que si ha quedado bien definida desde el principio, sabremos con todo detalle de donde procede cada ticket que canjea cada una de las facturas que nos solicitan e indicar que empleado concreto hizo ese gasto y que estaba trabajando en una obra en el año 2017 cuando se tuvo que trasladar a la misma durante una semana.
¿Cómo conseguir dicha trazabilidad?
En caso de que se utilicen aplicaciones de gestión de gastos la información se empieza a recopilar en cuanto el empleado toma la foto del recibo de gasto. Pero en el caso de la documentación física y según nuestro proceso en 60dias hay dos vías.
Por un lado, hay empresas que disponen de ficheros informativos donde registran todos estos datos: fechas de liquidaciones o números, empleados de cada liquidación, tipología del gasto, importes de esos gastos etc. estos ficheros se facilitan a la empresa de recuperación de IVA para poder realizar el cruce de los datos y mantener toda esta información que posteriormente se le podrá remitir al cliente en un fichero de carga.
Por otro lado, es frecuente que las empresas no dispongan de este tipo de ficheros, por lo que solo disponemos de la documentación en papel, en este caso la trazabilidad la realiza 60dias de forma manual tomando siempre como datos relevantes, el empleado que realizo el gasto y la fecha o número de liquidación, aunque cada empresa puede solicitar algún dato a mayores como por ejemplo el proyecto al que pertenece o la obra, etc.
Es fundamental y recomendable que la documentación este siempre bien organizada y que cada liquidación contenga los datos correctos de los tickets adjuntos, porque tener todo el proceso detallado y correctamente definido desde el origen va a suponer, no solo ahorro de tiempo y costes, sino el solventar con facilidad solicitudes o requerimientos ya sean obligatorios o no.
