Muchas empresas se pregunta cómo recuperar el IVA de los restaurantes, una fuente de gasto que puede llegar a ser muy elevada si desarrollamos una actividad comercial itinerante muy intensa, si el servicio que prestamos se realiza en lugares geográficos cambiantes o si, en definitiva, el personal de la sociedad se ve obligado a comer fuera habitualmente.
Veamos cómo abordar este tema y las diferentes posibilidades que tenemos de solucionarlo.
Antes de nada, el IVA devengado en un restaurante es el llamado reducido y asciende a un 10% de la base imponible. Esto significa que hablamos de un ahorro importante en el caso de que logremos deducirlo. Por otro lado, su no deducibilidad viene derivada de que el documento acreditativo del gasto es una factura simplificada (un ticket) y no una factura completa. En el ticket no figuran datos esenciales como el nombre o el NIF del cliente por lo que, en principio, no podemos incorporarlo en nuestra declaración de IVA aunque en teoría fuese deducible.
Otro punto importante a considerar es el hecho de que, en general, el IVA de los bares y restaurantes no es deducible salvo que se pueda demostrar su relación directa e inequívoca con la actividad de la empresa (lo ideal sería una relación con un proyecto facturable). Si esa relación no es demostrable podríamos tener problemas a la hora de justificarlo como deducible tanto en IVA como en sociedades.
Hechas estas dos aclaraciones sobre el IVA de restaurantes y partiendo del supuesto de que las comidas tienen una relación directa y demostrable con la actividad de la empresa, podemos encontrarnos con dos casos claramente diferenciados.
El primero correspondería a aquellas empresas que realizan sus gastos de comidas en muy pocos restaurantes diferentes, que son siempre los mismos. En ese caso, la solución habitual sería acordar con cada establecimiento una facturación mensual a nombre de la empresa, en lugar de recibir los tickets correspondientes. Lo más normal es que el restaurante nos remita a fin de mes una factura de canje junto con todos los tickets que la componen, para tener un desglose del importe total identificado por fechas, y que esos tickets vayan firmados en su parte posterior por alguien de la empresa presente en la comida y autorizado para ello.
Este mecanismo nos permite un control de tallado del gasto y al mismo tiempo obtener una factura «completa» en la que ya constan nuestros datos fiscales y con la que ya podemos deducir el IVA correspondiente, que también será declarado por el restaurante como repercutido a nuestra empresa y en Hacienda todo va a encajar perfectamente.
El problema de este mecanismo es que en muchas ocasiones los restaurantes visitados no son los mismos y las comidas de trabajo se producen en un número elevado de locales con una gran dispersión geográfica y un importe reducido en cada uno de ellos. Esto nos impide solicitar facturas de canje porque para el restaurante es un pequeño engorro emitir esas facturas y en general tendrán sus reservas para hacerlo por pequeños importes. Sencillamente no es operativo.
La solución que plantea 60dias para recuperar el IVA de los restaurantes este caso, el más común en grandes empresas, es centralizar la digitalización de todos los tickets de restaurantes de la sociedad e ir acumulando saldos por establecimiento durante un amplio periodo de tiempo. Cada vez que un restaurante emite tickets por un total suficientemente elevado, automáticamente se le solicita la emisión de una factura de canje por todos ellos, que tienen la obligación legal de emitir y transforma el IVA en deducible.
Si intentásemos llevar a la práctica este mecanismo con medios propios de la empresa, nos encontraríamos con la enorme dificultad de totalizar los importes por restaurante durante meses, para lo cual es necesario contar con potentes herramientas de escaneo y una base de datos adecuada para el seguimiento. Tendríamos que dedicar una gran cantidad de recursos al seguimiento de todas esas facturas y a la vigilancia de los importes totales por proveedor, además de dirigirnos a cada uno de esos establecimientos, mandarles una copia de todos los tickets y, de nuevo, hacer un seguimiento para asegurarnos de que nos emiten la correspondiente factura de canje.
La conclusión es que, dado un volumen de gasto en restaurantes suficiente, la externalización del servicio de recuperación de IVA siempre es rentable para la empresa porque el IVA recuperado paga con creces su propio coste de recuperación, dejando un beneficio para la empresa.
60dias tiene acuerdos con miles de establecimientos, cuenta con las herramientas informáticas y los recursos humanos necesarios para realizar esta tarea de un modo muy eficiente. Al ser especialistas en la materia, agilizamos al máximo todos los trámites sin que interfieran en ningún momento con la operativa interna de la empresa, que a su vez se vería beneficiada por el escaneo y traducción a datos de cientos o miles de tickets que pueden contabilizarse de forma automática directamente en muchos ERPs.
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