Recuperar el IVA es una necesidad indispensable para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Al fin y al cabo, lo justo según la ley es que sea el consumidor final quien soporte el coste final del IVA, y que los impuestos pagados por el profesional no supongan una carga para él, es decir sean neutrales.
Justamente por eso es que puedes realizar ciertas acciones para conseguir que Hacienda te devuelva cierta cantidad de dinero que es deducible gracias a tus gastos y a una buena gestión de facturas.
En este artículo, queremos hacerte la vida más fácil, explicándote tanto qué debes hacer en diversos casos, desde a la hora de recuperar un IVA que has pagado, pero no has cobrado, hasta cómo debes hacer las gestiones de diferentes tipos de gastos para que te devuelvan el máximo importe posible.
Cómo recuperar el IVA de un impago
El mayor gasto de todos en cuanto al IVA puede venir de una factura que ha sido emitida y declarada, pero no cobrada por cualquier razón. Puedes recuperar ese IVA, pero es importante que nos ciñamos a lo que dice la ley para no cometer errores.
Concretamente, el artículo 80 de la Ley de IVA, detalla todo lo que necesitas para modificar la base imponible (el pago sin IVA) a 0 y recuperar ese importe que pagaste a Hacienda. Para ahorrarte la jerga legal y hacerte la vida más fácil, como acostumbramos a hacer, hemos preparado 4 pasos a seguir:
Paso 1: ¿Es realmente imposible cobrar esa factura?
Lo primero que tienes que hacer es demostrar que esa factura es un caso perdido. ¿Cómo?, estas son las reglas a seguir:
- Si han pasado 6 meses (o 1 año, si tu cliente es una gran empresa) desde que emitiste la factura y aún no has visto ni un céntimo, eso cuenta.
- Has intentado cobrar la factura por todos los medios posibles: te has puesto en contacto con el cliente, has enviado un burofax, has enviado un requerimiento notarial o, incluso, has ido a juicio. Tras la última modificación legal, el requerimiento notarial o la reclamación judicial ahora son opcionales y no son un requisito para considerarla como impagada, siendo posible usar otros medios de prueba que acrediten el requerimiento de pago al deudor.
- El destinatario de la factura es otra empresa, un autónomo o un consumidor final. En el caso de los consumidores finales, la factura debe ser de más de 50€.
- Por supuesto, la factura debe estar bien registrada en tus libros de contabilidad.
Paso 2: Cambia la base imponible de la factura
Una vez que has demostrado que esa factura es un “caso perdido” tras 6 meses (o un año) de intentarlo, puedes emitir una nueva factura llamada factura rectificativa para cambiar la base imponible de la factura original. Esto es para darle a entender a Hacienda que esa factura no la has cobrado, que queda anulada.
En dicha factura, deberás poner la base imponible a 0 €, y además incluir:
- Todos los datos que faciliten la identificación de la factura original que se modifica, como el número y la fecha.
- Dejar claro que es una factura rectificativa, indicándolo.
- Explicar el motivo de su emisión y el detalle de la rectificación (la base imponible original y el IVA que te deben devolver).
- Debe tener una numeración diferente a la factura original.
El plazo concreto para llevar a cabo este trámite será de 6 meses desde que la factura se considera incobrable.
Paso 3: Manda toda la documentación a Hacienda
Después de emitir la factura rectificativa, tienes un mes para enviar a Hacienda toda la documentación necesaria. Esto incluye:
- Una copia de la factura rectificativa.
- Pruebas de que has intentado cobrar la factura, como una reclamación judicial, un requerimiento notarial, un certificado del ente público o un burofax.
Dicha comunicación debe efectuarse a través de un formulario electrónico de la Agencia Tributaria.
Paso 4: Recupera el IVA en tu próxima liquidación
Por último, puedes recuperar el IVA de la factura impagada cuando hagas tu próxima liquidación del IVA. Al incluir la factura rectificativa en tu liquidación como un menor IVA repercutido, podrás recuperar el dinero del IVA que pagaste por la factura impagada.
Recuperando el IVA de gastos de empresa
A menudo, cuando hablamos de la recuperación del IVA, en 60dias nos referimos también a la deducción del IVA pagado como parte de un servicio que ha sido consumido durante una actividad profesional. Al fin y al cabo, nuestro servicio de recuperación del IVA es uno de los más populares, ya que somos líderes en ayudar a recuperar el dinero pagado en impuestos.
A continuación te damos algunos ejemplos de gastos recuperables, con un pequeño resumen de qué deberías de tener en cuenta:
Parking
Como es normal, un trabajador que debe desplazarse mucho y visitar a diferentes clientes necesita aparcar su coche, y ahí entran en juego los gastos derivados del parking, que se van acumulando más rápido de lo que parece.
Tal y como explicamos en nuestro artículo sobre la recuperación del IVA de los parkings, los tickets de parking son facturas simplificadas, por lo que no son un documento válido para ejercer el derecho a la deducción del IVA que los acompaña.
Para poder recuperar el IVA, necesitarás contactar directamente con el proveedor (o dejar que lo hagamos nosotros por ti).
Peajes
Los gastos de peajes son otro aspecto a considerar cuando se trata de recuperar el IVA. Tienden a acumularse tanto como los parkings.
Para recuperar el IVA de los peajes, puedes optar por dispositivos de telepeaje a nombre de la empresa o tarjetas tipo Solred, que permiten pagar peajes y otros gastos relacionados. Estas soluciones te proporcionan facturas mensuales que puedes utilizar para deducir el IVA directamente.
Si los empleados utilizan sus propios coches y pagan los peajes, recibirás tickets de cabina. Estos son facturas simplificadas que no son válidas para la deducción del IVA. Para convertirlos en facturas válidas para su deducción , necesitarás guardarlos y solicitar facturas de canje, recuérdalo.
Restaurantes
Las comidas de negocios son comunes en muchas empresas y el IVA de los restaurantes puede recuperarse. Sin embargo, los tickets de restaurantes son facturas simplificadas y no son deducibles. Para deducir el IVA, necesitas una factura completa con tus datos fiscales, como ya sabes. Para hacerlo, tienes dos opciones:
- Si comes siempre en los mismos lugares, puedes acordar una facturación mensual con el restaurante.
- Si comes en diferentes lugares, puedes digitalizar los tickets y solicitar una factura de canje cuando el total sea suficientemente elevado.
En 60dias, nos encargamos de todo este proceso para que puedas recuperar el IVA sin preocuparte por los detalles.
Taxis
Según la situación, el gasto del desplazamiento en taxi es bastante habitual en las empresas, casi esencial.
Afortunadamente, el IVA de los taxis también es recuperable. Sin embargo, los recibos de taxi, como muchos otros, son facturas simplificadas y no son deducibles por sí mismos.
Para recuperar el IVA también necesitas una factura completa con tus datos fiscales.
En 60dias trabajamos con las principales agrupaciones de taxis de toda España para convertir los recibos de taxi en facturas deducibles en tiempo récord.
Para que podamos hacer esto, los recibos de taxi deben tener el CIF y/o nombre y apellidos del taxista o el número de licencia. Sin estos datos, el ticket de gasto pierde su validez legal y no podrás pedir la factura completa al taxista para recuperar el IVA del gasto. Así que asegúrate de que estos datos están en el recibo cuando tomes un taxi.
Carburante
En caso de que tus trabajadores o tus coches de empresa circulen, tendrán un gasto en carburante, y de ahí es necesario saber cómo deducirte el IVA de la gasolina o los repostajes.
Primero, debes demostrar que el gasto de gasolina está directamente relacionado con tu actividad profesional. Esto puede ser a través de registros de kilómetros, listas de clientes, correos electrónicos, de programación de reuniones, entre otros.
Además, el vehículo que genera estos gastos debe ser considerado como un elemento patrimonial afecto a la actividad económica desarrollada. Esto significa que su uso debe ser necesario para la obtención de los rendimientos de la actividad.
En cuanto al formato del documento acreditativo, debe ser una factura de canje o completa que incorpore los datos fiscales del cliente. Los tickets de gasolina son facturas simplificadas y no son suficientes para recuperar el IVA.
Viaje
Es natural que en muchas empresas se requiera hacer gastos que repercutan en un impuesto sobre los viajes hechos dentro y fuera de España. Tal y como explicamos ya sobre la recuperación del IVA de viajes, es habitual que las empresas no consigan recuperar esa parte del dinero al no hacer una buena gestión de las facturas, convirtiéndolas en facturas de canje, válidas para hacer dicha deducción.
Europa
Si tu empresa incurre en gastos en otros países de la Unión Europea, tienes la posibilidad de recuperar el IVA a través de la Directiva 2008/09/EC. Es importante señalar que, aunque el plazo límite para la presentación es el 30 de septiembre del año siguiente al de la factura en todos los países de la UE, cada estado miembro tiene su propia legislación, requisitos en cuanto a la deducibilidad del IVA y de facturación.
Para hacer la solicitud de este IVA Europeo, debes presentar el modelo 360 a través de la sede electrónica de España. El importe mínimo a solicitar es de 50 euros. Si la cantidad está entre 50 y 400 euros, sólo puedes presentar el modelo 360 una vez al año. Si es más de 400 euros, puedes hacerlo cada trimestre.
De acuerdo con la Directiva 2008/09/EC, es esencial tener en cuenta que la tramitación y presentación de la solicitud de reembolso implica un alto coste de recursos internos, que a menudo se considera mayor que el IVA que se podría recuperar.
Esto se debe a que hay que investigar si el tipo de gasto da derecho a deducción y si hay alguna limitación dependiendo de la naturaleza del gasto. Además, es necesario revisar que las facturas contengan toda la información requerida por la legislación del país en cuestión, y todo esto, en un idioma diferente.
Extranjero
Según la Directiva 86/560/EEC (13ª Directiva de IVA) sobre la recuperación del IVA en Europa, las empresas no pertenecientes a la UE pueden reclamar el IVA soportado en los países de la Unión.
Para hacerlo, debes presentar la solicitud directamente a las Autoridades Fiscales del país donde se ha soportado el IVA. Además, algunos países pueden exigir un acuerdo de reciprocidad entre los mismos.
Cada país tiene sus propias reglas, por lo que es posible que necesites designar un representante fiscal para poder tramitar la solicitud del IVA. También debes tener en cuenta las fechas límite de presentación de las solicitudes, que varían en función del país.
En general, la presentación de este modelo se hace por correo postal, aunque en algunos estados miembros se puede enviar electrónicamente. Asimismo, ciertos países exigen adjuntar las facturas originales que acrediten el IVA soportado.
Una vez que hayas hecho todos los trámites, tendrás que esperar a que te devuelvan el dinero. Esto puede tardar unos cuatro meses, o incluso más si las Autoridades fiscales emiten algún requerimiento de información adicional.
Tanto en este como en todos los demás casos, recuerda que puedes contar con 60dias tanto en la recuperación del IVA como otros de nuestros servicios, que pretenden hacerte la gestión fiscal mucho más fácil.
