El tiempo y la experiencia han demostrado que las herramientas de gestión del gasto son una de las bazas clave para el desarrollo de las empresas y un excelente compañero de viaje. Estas cobran especial relevancia tras la paralización y posterior reactivación de los viajes corporativos debido a la pandemia, ya que ha traído consigo un cambio en la filosofía de las compañías que cada vez más buscan mayor eficacia y rentabilidad en cada desplazamiento.
La prioridad de los viajes de negocios, son los negocios, todo lo demás son accesorios y formalismos que obstaculizan cumplir con el objetivo principal. Sin embargo, esos formalismos son de carácter obligatorio y deben cumplirse en un tiempo o período determinado sin excepciones.
Las apps de gestión del gasto son aliados importantes para facilitar estos procesos y reducir tiempo e inconvenientes, llevando de forma paralela un control y ahorro sobre los gastos de viajes.
Hoy queremos centrarnos en las ventajas que ofrecen estas aplicaciones para el empleado y las empresas a las que pertenecen, y que podemos resumir en 4 palabras: control, practicidad, comodidad y ahorro, tanto de tiempo como monetario.
Lleva un control ágil de los gastos
Una de las características más importantes que contiene una app de gestión del gasto, es la verificación automática de las políticas corporativas de la empresa, realizando controles sobre los criterios establecidos, así como también, evitando duplicidades en la presentación de la documentación.
Adicionalmente, se genera una mejora en la comunicación con el supervisor o aprobador de las liquidaciones de gastos, a través de la inclusión de campos de comentarios que amplían la descripción de los gastos efectuados para que al momento de su revisión, exista una mayor claridad para casos que sean extraordinarios o no contemplados en la planificación inicial.
Una herramienta práctica para gestionar los gastos y las liquidaciones
Uno de los procesos que genera mayor trabajo y consumo de tiempo, es la elaboración de las liquidaciones, posterior al viaje o proyecto realizado. En este caso, la ventaja extraordinaria que tiene esta herramienta es la creación de la liquidación al inicio y posterior carga de los gastos en la medida en que los mismos se van generando, para luego enviarla una vez se haya concluido el viaje o proyecto. Esto evita que se dejen de cargar gastos por olvido, pérdidas de tickets, o se incurra en tiempo adicional al final del proceso.
Por otra parte, para aquellos casos en los cuales existan gastos de kilometraje, la carga de información en el momento y cálculo automático de distancias se traduce en un ahorro de tiempo importante y mayor exactitud de la información suministrada en la liquidación.
Lo mismo ocurre para aquellos casos en que puedan existir gastos compartidos con otros empleados de la empresa. Se puede cargar toda la información una vez se haya efectuado el gasto e incluir a los participantes que hayan compartido el mismo.
Toda la gestión desde el móvil
Al automatizar el proceso de gestión del gasto en un mismo dispositivo (gastos de viaje, gastos de kilometraje, compras muestras, etc.), se traduce en una comodidad, tanto para los viajeros, como para los departamentos de administración y de RRHH de la empresa. Ello se debe a la despreocupación de mantener documentación en papel y generar la misma en forma digital, simplemente con una foto tras el pago del gasto, obteniendo de forma ágil y ordenada, liquidaciones inmediatas que no ocupen espacio físico y de fácil acceso.
Un ahorro que repercute en la rentabilidad de los viajes
Los viajes de negocios suponen una fuente de gastos importante para las empresas. El poder obtener un ahorro en los mismos, generaría un aumento en la rentabilidad. Esto es posible si el viajero tiene una visión global de los gastos efectuados día a día y pueda recibir las alertas inmediatas cuando incurra en excesos del presupuesto y tener el control del mismo “on line”.
De igual manera, cuando los gastos son de carácter internacional, el beneficio de tener una App que aplique la conversión inmediata de la moneda al momento de cargar el gasto y poder obtener el importe en euros, generará un estimado real de los gastos efectuados y podrá comparar los mismos con el presupuesto asignado.
Si a estas ventajas, le añadimos que en el mismo proceso, esa documentación servirá para que posteriormente y sin necesidad de utilizar ningún sistema, aplicación o plataforma adicional, se pueda recuperar del IVA correspondiente a esos gastos gracias a la integración con 60dias, estaremos ante una herramienta integral generadora de beneficios económicos para la empresa y rendimiento efectivo de sus viajeros.
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