Aún hay empresas que se deducen el IVA de los gastos de viaje sin disponer de los justificantes que contienen toda la información exigida por el RD de facturación. Convertir tiques de gasto en facturas con el IVA deducible es algo que muchas empresas todavía obvian, con el riesgo de sanción que ello supone, seguramente desconocedoras de los servicios que ofrecen empresas como 60dias.
Veamos a continuación en detalle todo lo que debe saber para convertir los tiques en facturas completas, de canje o rectificativas, completamente deducibles y cómo gestionarlo de la forma más sencilla, eficaz y rentable.
La compra de un producto o servicio relacionado con la actividad que desarrollemos normalmente se justifica con un tique o factura simplificada que no contiene toda la información requerida por la Agencia Tributaria. Siempre le faltará alguno de los datos preceptivos. Siendo así, dicho justificante no es válido para la deducción del IVA, con lo que dejaríamos de recuperar entre el 10% y el 21% con el que se grava el producto o servicio adquirido.
Para poder recuperar el IVA de un tique de gasto, es necesario que se sustituya por una factura de canje o rectificativa que ya contenga todos los datos y detalles exigidos por la administración tributaria. Y es ahí donde comienza el engorro para el trabajador o la empresa. Todos sabemos que en muchas ocasiones no existe siquiera tal posibilidad (por falta de tiempo, por no disponer de todos los datos o los medios requeridos, etc.) con lo que el proceso de sustitución del tique de gasto por la factura de canje o rectificativa se debería hacer con posterioridad.
Pero convertir tiques de gasto en facturas con el IVA deducible per se, no es un proceso rápido y sencillo. Es más, puede resultar tedioso, complejo y costoso para cualquier organización si no se cuenta con el conocimiento y los medios necesarios.
En primer lugar hay que contactar con el proveedor, remitirle el tique original justificante del gasto, ya sea en papel o una imagen digitalizada con software homologado por la Agencia Tributaria y esperar a que le llegue la factura de canje o rectificativa. A continuación deberá cotejar que los datos sean correctos y registrarla en su ERP teniendo en cuenta que debe mantener la trazabilidad con el tique original.
Por otro lado, hay empresas que tienen todo este proceso diseñado y automatizado no sólo para evitarle cualquier engorrosa gestión, si no también para que la intervención de la empresa sea la mínima imprescindible. 60dias lleva casi diez años convirtiendo tiques de gasto en facturas con el IVA deducible y dispone del sistema más avanzado que recientemente ha integrado con la plataforma de gestión de gastos de viaje de Captio. Dicha plataforma permite al propio trabajador, mediante una simple app instalada en su teléfono móvil, capturar la imagen del tique de gasto para evitarle cualquier gestión posterior.
A partir de ahí, los datos son extraídos de la propia imagen del tique, clasificados y remitidos al proveedor para su conversión en factura de canje o, en caso de acuerdo de facturación por cuenta de terceros, convertidos en facturas de canje por el propio sistema de 60dias.
De este modo, las ventajas para la empresa y sus trabajadores se multiplican. Éstos evitan tener que guardar, clasificar e introducir los tiques en su parte de gastos, pues los datos ya constan en el sistema, y la empresa obtiene el reporte casi online de los gastos, facilitando enormemente su supervisión y contabilización.
Pero lo mejor es que dicho proceso continúa con la sustitución de los tiques de gasto en facturas de canje o rectificativas que permitirán la recuperación de las cuotas de IVA asociadas. Decídase a recuperar el IVA de los tiques de gasto de viajes y contacte con nosotros.
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