Los avances tecnológicos de los últimos años han cambiado completamente la forma de trabajar de las empresas. Tanto, que hasta las más ancladas en el pasado se ven en la obligación de digitalizar los archivos que utilizan, tanto en el día a día como en ocasiones puntuales. Estatutos, contratos con proveedores, clientes y empleados, facturas y libros de cuentas, todo debe estar en formato digital. Pero esto no ha de ser un obstáculo para su crecimiento y expansión. Al contrario, la digitalización en la empresa trae consigo numerosos beneficios.
Qué supone para las empresas la digitalización de los archivos
Los expertos señalan que la digitalización de los archivos trae consigo numerosos beneficios para el correcto funcionamiento y el crecimiento de las empresas. Entre ellos, el ahorro de costes, tiempo y espacio de almacenamiento.
Menos espacio para almacenar archivos
Para cumplir con la normativa vigente las empresas han de almacenar durante años los contratos, informes o documentos. En muchas ocasiones guardar todo esto en papel supone un problema, ya que ocupan un espacio del que las empresas no siempre disponen. A eso hay que añadir las imágenes, bases de datos o manuales con los que deben trabajar cada día los empleados. El espacio necesario es mucho menor si esos archivos se guardan en un dispositivo informático o incluso en la nube.
Además, también se evitan problemas en caso de un accidente. Los archivos digitalizados pueden guardarse por duplicado en dos lugares distintos, y si hay un problema con un espacio concreto, siempre se puede recurrir a otra de las copias para poder seguir trabajando con ellos.
Los documentos pueden editarse de manera más fácil
Ante un documento impreso la única modificación posible es o garabatearlo o volver a hacerlo. Sin embargo los archivos digitalizados permiten una edición más rápida y sencilla, además de poder guardarse en diferentes formatos según el uso que se les vaya a dar.
El acceso a la información está más controlado
Solo aquellos que se hayan señalado tendrán acceso a la información que contienen los archivos digitalizados. Por tanto, es más sencillo cumplir con una serie de normas, entre ellas, la Ley de Protección de Datos y el RGPD Europeo. Además varias personas podrán consultar o editar el documento de manera simultánea.
Reducción de costes y tiempo
Los empleados podrán consultar la documentación necesaria allá donde se encuentren y de manera rápida. Por tanto, se reducen los gastos de desplazamiento para ir a la oficina a consultar ese contrato o para poder finalizar un trabajo. Eso reduce tiempo de trabajo, que se puede dedicar a otras tareas, y también costes para la empresa.
Mejora de la reputación, otro beneficio de la digitalización para las empresas
Los clientes, trabajadores y proveedores verán con mejores ojos aquellas empresas que hayan apostado por la digitalización de sus archivos. Contar con las nuevas tecnologías siempre da ese plus que las compañías necesitan para ser consideradas mejor que su competencia. Cualquier empresa que quiera sobresalir en un mercado tan competitivo como el actual debería plantearse el digitalizar sus archivos.
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