Según el artículo 90 de la Ley 37/1992, el IVA de los peajes en España actualmente es del 21%, que corresponde al tipo general. Esto se debe a que la ley no establece una excepción o tipo reducido para los servicios de utilización de autopistas y peajes, por lo que se les aplica el tipo más común para la mayoría de bienes y servicios.
¿Se puede deducir el IVA de los peajes?
Para tu negocio en España, el IVA de los peajes es deducible en la declaración de impuestos cuando estos se asocian a desplazamientos profesionales. La clave está en distinguir entre viajes de negocio y personales, ya que solo los primeros califican para la deducción.
Al estar los tickets dentro de las notas de gasto de los empleados, será mucho más fácil acreditar su afectación a la actividad de la empresa y, por tanto, su deducibilidad al 100%.
Si tus desplazamientos mezclan fines empresariales y personales, será imprescindible calcular el porcentaje de uso profesional para deducir el IVA correspondiente de los peajes. Este cálculo te permitirá conocer cuánto IVA puedes recuperar.
Recuperar el IVA de los peajes puede ser sencillo para empresas pequeñas donde los desplazamientos y vehículos son limitados. Pero, ¿cómo recuperar el IVA de los peajes en tu empresa? Si tu empresa es de un tamaño considerable y los desplazamientos son más frecuentes y diversos, se torna una tarea más compleja.
Para las empresas pequeñas, se entiende que es más manejable deducir el IVA si existe una pequeña flota de vehículos con dispositivos de telepeaje a nombre de la empresa. Así, la deducción es directa, gracias a las facturas mensuales emitidas por la gestora del dispositivo con el NIF de la empresa.
¿Cómo recuperar el IVA de los peajes?
Ya sabes que como empresario puedes deducir el IVA de los gastos de peajes siempre y cuando estén vinculados a tu actividad económica. Pero, ¿sabías que hay una presunción legal sobre el uso de los vehículos de empresa?
Según la normativa vigente, los vehículos de turismo, como coches, motos y similares, se considera que están afectos a la actividad empresarial en un 50%. Esto quiere decir que, en principio, puedes deducir la mitad del IVA soportado en los peajes al utilizar estos vehículos. Sin embargo, este porcentaje es solo una estimación que da la ley, y la buena noticia es que puedes deducir hasta el 100 % si demuestras un uso empresarial superior.
De hecho, hay vehículos que se pueden relacionar directamente con una deducción del 100 %, al estar totalmente vinculados con la actividad empresarial o profesional:
- Vehículos mixtos para transportar mercancías.
- Servicios de transporte de personas por contraprestación.
- Servicios para enseñar a conducir, por contraprestación.
- Usados por fabricantes para probar, mostrar o promocionar.
- Vehículos que usan los comerciales o representantes de ventas en su trabajo.
- Servicios de vigilancia.
Para poder justificar una deducción mayor, necesitarás llevar un registro detallado de los desplazamientos y asegurarte de que cada gasto está claramente vinculado a la actividad económica de la empresa. Además, el vehículo con el que se ha realizado el gasto por peaje debe estar registrado en la contabilidad de tu empresa.
Uso de los registros en la recuperación del IVA
La documentación y el registro adecuado de los gastos son fundamentales para recuperar el IVA de los peajes. Tienes que ser meticuloso y mantener toda la documentación que justifique los gastos y su vinculación con la actividad empresarial. Esto incluye desde los contratos de leasing o compra de los vehículos hasta los logs de viaje que demuestren el uso empresarial.
En caso de una revisión por parte de Hacienda, estos registros serán tu mejor defensa para demostrar que has deducido el IVA correctamente. Si los desplazamientos se han registrado de manera detallada y existe una correlación entre los tickets de peaje y los movimientos empresariales, tendrás todo a tu favor para justificar las deducciones realizadas.
Este tipo de gestiones son fáciles de manejar para pequeñas empresas, donde el número de trabajadores que se desplazan es muy pequeño. Realmente, puede resultar mucho más fácil este tipo de registro con los dispositivos de telepeaje, colocados en cada uno de los vehículos en los que es posible viajar, sin posibilidad de confusión entre desplazamientos de empresa y desplazamientos privados.
Lo más sencillo sería que los telepeajes estén a nombre de la propia empresa, y la gestora del dispositivo emita una factura mensual con todos los desplazamientos directamente con el NIF de la empresa, de forma que la deducción de IVA sea directa.
Si no contaras con flota de vehículos propia, también se podría instalar un telepeaje a nombre de la empresa e intentar distinguir los desplazamientos laborales y privados cada fin de mes, que se tendrían que clasificar de manera más meticulosa.
Cabe recalcar que no es recomendable que los empleados usen sus propios servicios de telepeaje privados, ya que eso imposibilita la recuperación del IVA en muchos casos. Recuerda que el dispositivo de telepeaje debe pertenecer siempre a la empresa, o el peaje se tiene que pagar con tarjeta de empresa, o en efectivo, para garantizar la recuperación.
Estrategias para optimizar la recuperación del IVA en peajes
Si estás en una empresa de mayor tamaño, donde la gestión de los peajes y la deducción del IVA se complica por el volumen de los desplazamientos, contempla este tipo de estrategias, que pueden simplificar mucho este proceso:
1. Uso de tarjetas de peaje y combustible empresariales
Opta por tarjetas como Solred que se vinculan directamente con los vehículos de la empresa. Esto facilita la deducción directa del IVA, y aunque requiere un control meticuloso, especialmente si se utilizan vehículos personales para los desplazamientos de la empresa, simplifica la clasificación de los gastos.
2. Establecer controles internos y políticas claras
Implementar políticas de uso de vehículos y peajes claras y concretas, evitará el uso indebido de los recursos de la empresa y facilitará la deducción del IVA.
3. Acuerdos con empresas expendedoras
Negociar con las compañías de peajes para la emisión de facturas completas en lugar de tickets simplificados puede reducir la carga administrativa y asegurar la recuperación del IVA.
4. Automatización y tecnologías
Emplear tecnologías como OCR para digitalizar y clasificar los gastos de peajes y combustible agiliza la recuperación del IVA. La automatización es tu aliada para reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas.
Estas estrategias, combinadas con una buena práctica de registro y documentación de cada desplazamiento, te posibilitarán maximizar la recuperación del IVA en los peajes. Tener una gestión eficiente no solo optimizará tus recursos, sino que también previene posibles irregularidades fiscales.
5. Digitalización y gestión de tickets
Para los casos en que se acumulan tickets de peaje, puede resultar inmanejable transformar cada uno en una factura deducible. Externalizar este servicio a una empresa especializada puede ser la solución. Esta compañía recogería todos los tickets, los digitalizaría y gestionaría el canje por facturas rectificativas adecuadas para la deducción del IVA.
Como ya hemos comentado anteriormente en este mismo blog, los tickets son facturas simplificadas que no resultan válidas para la deducción del IVA porque no constan los datos fiscales del comprador.
En este caso, es necesario clasificar todos los tickets según la empresa expendedora y hacérselos llegar para solicitar las correspondientes facturas rectificativas que nos permitan recuperar el IVA de los peajes, una misión casi imposible para la administración de una empresa normal.
La propuesta de 60dias es externalizar este servicio y encargárselo a un especialista que solo se dedique a eso y lo haga de forma masiva y eficiente. De hecho, nosotros trabajamos con casi todas las empresas de autopistas españolas.
La empresa se encargaría de juntar todos los tickets. 60dias los recoge, los digitaliza con la última tecnología OCR y los transforma en ficheros de imagen y datos.
Luego, los reclama a la empresa expendedora a través de los múltiples acuerdos previamente firmados y los devuelve a la empresa, ordenados y clasificados. Adjunto a esto, le añade el fichero correspondiente y las facturas rectificativas del proveedor del servicio listas para entrar en contabilidad y ser deducidas en la siguiente declaración de IVA.
El coste de esta externalización está fijado como una fracción del IVA recuperado, de tal forma que la empresa contratante solo puede salir ganando y siempre recuperara una parte de sus costes en forma de IVA deducible. El saldo resulta siempre positivo.
