¿Eres autónomo o empresario y quieres saber cómo deducir el IVA? En esta pequeña guía tienes todo lo que deberías saber para poder aprovechar al máximo esta oportunidad de ahorro legítimo.
¿Qué es el “IVA deducible”?
El IVA deducible, también conocido como IVA soportado, es el IVA que un empresario o autónomo ha pagado por productos o servicios que necesita para desarrollar su actividad profesional, y que puede “descontar” del pago de impuestos que debe hacer durante la declaración trimestral de IVA.
El IVA deducible se resta sobre el IVA incorporado en aquellos productos o servicios que han sido vendidos. Este segundo tipo de IVA se conoce como IVA repercutido o devengado.
Finalmente, el resultado final de la declaración y el pago final de IVA a Hacienda surge de los totales en la siguiente fórmula: IVA repercutido (ventas) – IVA soportado (compras).
Todo esto está muy bien, pero estas cosas suelen ser más complejas de lo que parecen. No todas las compras o gastos que hagas en tu empresa significan un gasto deducible. Veámoslo en el siguiente punto.
Requisitos del IVA deducible
Deducir el IVA no es tan sencillo como gastar y restar del IVA total. Debes cumplir una serie de requisitos antes de poder hacerlo. Nos basamos en lo que dice la ley 37/1992 y lo que nos dice la Agencia Tributaria.
1. Estar dado de alta como autónomo o empresario
Parece evidente, pero hay que mencionarlo. Solo puedes deducir el IVA si estás dado de alta como autónomo o empresario.
2. Realizar actividades que dan derecho a deducir el IVA
No todas las actividades profesionales permiten deducir el IVA. Por tanto, asegúrate de que la tuya esté dentro de las que sí lo permiten. Un ejemplo clásico son las entregas de bienes o servicios sujetas al IVA. Pregúntanos sobre recuperación del IVA si tienes dudas, es nuestra especialidad en 60dias.
3. Gastos vinculados a tu actividad
Este es quizás uno de los aspectos más delicados. Los gastos o compras sobre los que quieres deducir el IVA deben estar relacionados de manera directa con tu actividad profesional.
Si has hecho un viaje corporativo o de representación, los gastos de dicho viaje podrían ser deducibles. Pero, si has ido de vacaciones a las Bahamas… eso no cuenta.
4. Justificación del gasto
Necesitas un documento que justifique el gasto: una factura completa o factura de canje. Este justificante debe incluir, al menos, datos del proveedor y del cliente (NIF y domicilio fiscal), la fecha, la identificación de los bienes entregados o servicios prestados y el desglose del IVA. Y un número de canje distinto de las facturas ordinarias emitidas por el proveedor.
Es común que en algunas facturas falten datos o que vayan a nombre del empleado en lugar de la empresa. En estos casos, debes obtener un justificante válido, contactando con el proveedor para solicitar una factura de canje o rectificativa.
A veces, este paso requiere mucha gestión por tu parte, sobre todo si tienes muchos tickets acumulados que aún no son deducibles o hay que insistir con el proveedor. En caso de que quieras que alguien lo haga por ti, nosotros podemos encargarnos, recuérdalo. Siempre te saldrá a cuenta.
5. Registrados en la contabilidad
Debes haber registrado el gasto en la contabilidad de tu empresa. Es más, si no están en el libro de registro de IVA y en los libros contables, no puedes deducirlos, así de simple.
6. Plazo para ejercer el derecho de deducción
Finalmente, debes ejercer el derecho a deducción en tu declaración de IVA dentro de un plazo de cuatro años desde que adquiriste el producto o servicio.
¿Qué IVA NO es deducible?
Casi siempre habrá cierto porcentaje de IVA que no sea deducible, y este suele ser el que no está justificado por tu actividad profesional o trabajo que desempeñas. Por ejemplo, a un cristalero que trabaja de manera presencial en una localidad, le será muy difícil de justificar la compra de una cámara web.
Cuando presentes tu declaración trimestral, asegúrate de solamente incluir el IVA que sea deducible, que es el que cumplirá con los requisitos que te hemos mencionado arriba.
¿Cómo calcular la deducción de IVA?
Ahora que ya conoces qué es el IVA deducible y cuáles son los requisitos para deducirlo, el próximo paso es entender cómo calcularlo. Para facilitarte este proceso, vamos a dividirlo en varios pasos sencillos:
1. Recopila todas las facturas y tickets de gasto
El primer paso es recoger todas las facturas de los gastos realizados en el trimestre para el que vas a calcular el IVA deducible. Esto puede parecer obvio, pero a menudo los empresarios olvidan algunas facturas. Dedícale tu tiempo y asegúrate de tenerlas todas.
A veces, es posible que solo tengas el ticket del gasto, y en ese caso deberás de pedirle al proveedor una factura completa. Si no quieres hacerlo tú, recuerda que nosotros podemos ayudarte a gestionarlo con nuestro servicio de recuperación de IVA, digitalizando y reclamando las facturas rectificativas.
2. Agrupa las facturas por tipo de IVA
Agrupa las facturas en función del tipo de IVA aplicado. Aquí nos encontramos, con carácter general, con tres tipos:
- General (21%)
- Reducido (10%)
- Superreducido (4%)
3. Calcula el IVA soportado por cada grupo de facturas
Una vez que tienes tus facturas agrupadas, lo siguiente es calcular el IVA soportado para cada grupo de facturas. Esto se hace aplicando la fórmula: importe total de los gastos x tipo de IVA.
Por ejemplo, si has gastado 2000 € en gastos con un IVA del 21%, el cálculo sería el siguiente: 2000 € x 21% = 420 €.
4. Suma todos los importes de IVA
Finalmente, suma todos los importes de IVA que has obtenido en el paso anterior. Este total es tu IVA deducible para el trimestre.
Cuando no todo es deducible
A veces, no todo es deducible de la misma manera, y es por eso que te damos más información para que no cometas ningún error. Aquí tienes dos posibles preguntas que pueden surgir:
¿Qué pasa si realizo operaciones que dan derecho a deducción junto con otras que no dan derecho a deducción?
En ocasiones, podrías estar realizando operaciones que dan derecho a deducción de IVA junto con otras que no. En estos casos, la ley te permite deducir solo una parte del IVA, aplicando una regla llamada “prorrata“. Esto lo explican muy bien en la Agencia Tributaria:
Para calcular la prorrata, necesitas hacer una división entre dos importes (solo la base imponible, sin IVA):
- A: Entregas de bienes y prestaciones de servicios que generan derecho a deducción.
- B: Total de las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas durante el año natural, incluyendo las operaciones que no generan derecho a deducción.
Divides A entre B (A/B) y el resultado lo multiplicas por 100, redondeando hacia arriba. Esto te dará como resultado un porcentaje.
Sobre este resultado, se hará una u otra operación según cuál sea el tipo de prorrata
Prorrata general
Deduces todas las cuotas de IVA soportado en el porcentaje anterior. Por ejemplo, si tu prorrata es del 80%, podrías deducir el 80% del IVA soportado de todas tus operaciones, tanto las que dan derecho a deducción como las que no.
Prorrata especial
La prorrata especial es un poco más compleja y se utiliza en casos donde los gastos están claramente divididos entre actividades que generan derecho a deducción y las que no.
Es importante tener en cuenta que esta regla será aplicable por obligación cuando el montante total de las cuotas deducibles en un año natural por aplicación de la regla de prorrata general exceda en un 10% o más del que resultaría por aplicación de la regla de prorrata especial.
Con este método, no se aplica el mismo porcentaje a todas las cuotas de IVA soportado. En cambio, deduces el 100% del IVA soportado en los gastos que están directamente relacionados con las operaciones que dan derecho a deducción. Por otro lado, no puedes deducir ningún IVA de los gastos que están directamente relacionados con las operaciones que no dan derecho a deducción.
Para los gastos que están parcialmente relacionados con ambos tipos de operaciones, aplicas el porcentaje de prorrata para calcular cuánto IVA puedes deducir.
Otro ejemplo para ilustrar la aplicación de las prorratas es el caso de una gasolinera con tienda adjunta (como chicles u otros productos). Imagina que en una visita a la gasolinera, compras tanto combustible (que podría ser deducible) como chicles (que no serían deducibles).
La aplicación de la regla de prorrata te permitiría marcar la parte relacionada con el repostaje como deducible, y la parte relacionada con la tienda, como no deducible. De esta manera, no perderías el IVA del ticket entero, recuperando la parte que corresponde al combustible. Esta precisión en la deducción refleja una gestión fiscal meticulosa y puede marcar una diferencia significativa en tu recuperación total del IVA. Es justo la filosofía que seguimos en 60dias.
Si tienes dudas sobre el cálculo de prorratas, te recomendamos que visites la calculadora de prorratas de Hacienda.
¿Qué ocurre con los gastos no deducibles y las actividades exentas?
Como mencionamos antes, hay ciertos gastos que no siempre son deducibles, como los alimentos, tabaco, bebidas, espectáculos recreativos, joyas, productos y servicios destinados a atenciones a clientes o terceros, entre otros.
Además, hay que tener en cuenta los gastos que están vinculados parcialmente a tu actividad. En estos casos, solo puedes deducir un porcentaje del IVA soportado en función del uso empresarial cuando se trata de gastos relacionados con bienes de inversión parcialmente afectos.
Ahora que ya conoces todos los detalles sobre la deducción de IVA, pongámoslo en acción con un pequeño ejemplo que conocemos de cerca de un caso especial y muy específico: la recuperación del IVA en las comunidades de propietarios.
Caso especial de deducción de IVA: gastos de comunidad
Si eres un empresario o autónomo que paga gastos de comunidad en tu edificio, puedes estar perdiendo una oportunidad de deducir IVA. Aunque la factura está a nombre de la comunidad, los propietarios pueden deducir el IVA si cumplen ciertos requisitos.
La normativa vigente relativa al IVA nos puede llevar a pensar que, a priori, deducir el IVA soportado de los gastos de comunidad es tarea imposible dado que nos encontramos con que las comunidades de vecinos ya son consumidores finales.
No obstante, la Dirección General de Tributos aclara en varias de las consultas realizadas que es factible la deducción del IVA soportado por aquellos comuneros que, siendo profesionales o empresarios, dispongan de un duplicado de la factura original remitida a la comunidad y puedan aportar documentación fehaciente que acredite su porcentaje de participación en dicha comunidad.
Es decir, que para podernos deducir el IVA soportado en los gastos de comunidad solo nos haría falta:
- Disponer de un duplicado de la factura, aunque esta no refleje las cuotas de participación de los distintos comuneros.
- Acreditar nuestra cuota de participación en cada uno de los gastos mediante algún tipo de documento con validez legal (escritura de división horizontal y obra nueva, estatutos de la comunidad, etc.)
Podrás deducir el IVA de los gastos recurrentes (como limpieza o electricidad) y también de los gastos de mantenimiento y mejora. Lo más interesante es que puedes solicitar la devolución del IVA de los últimos 4 años, que puede sumar un importe significativo.
Como ves, la ardua tarea de que te devuelvan parte del IVA que has pagado durante el trimestre no es tan difícil cuando alguien te lo explica bien.
En 60dias, como ya has visto, ayudamos a los profesionales a gestionar sus gastos y aprovechar estas deducciones. Nos encargamos de solicitar las facturas duplicadas y preparamos todo para que puedas deducir el IVA en tu próxima declaración de impuestos. Trabajamos de manera eficiente, sin interferir en tus operaciones diarias.
Así que, ¿por qué no empezar a deducir el IVA de tus gastos desde hoy, sin esfuerzo? Contáctanos para cualquier duda que puedas tener.
