Las empresas generan gastos diariamente, muchos de los cuales se contabilizan en forma de tickets. En estos casos es frecuente que el empleado al sacar la foto del recibo para presentarlo como gasto le preocupe únicamente que se vea el importe, ya que su objetivo es el reembolso del dinero, sin embargo estos documentos tienen mucho más valor para la empresa ya que soportan IVA recuperable.
El proceso de recuperación empieza con una foto
Supongamos el caso de una sociedad con empleados que frecuentemente realizan compras, viajes, comidas y otros gastos que luego le remiten a la empresa en forma de tickets. El gasto es necesario para su actividad, pero ¿por qué va a perder el IVA soportado cuando la Agencia Tributaria les da la posibilidad de recuperarlo? La agilidad y sencillez del sistema que hemos implementado en 60dias nos permite que con una simple imagen del recibo el proceso de recuperación se ponga en marcha.
En palabras del fotógrafo americano Ansel Adams: “El componente más importante de una cámara está detrás de ella”. Sacando una foto al ticket y subiéndola a nuestra plataforma web o la herramienta de gestión del gasto con la que se trabaje, se inicia un proceso en el que se extraen y revisan los datos de cada documento, se contacta con el proveedor y se solicitar la factura de canje para finalmente remitírselas a cada cliente con un fichero de carga adaptado su ERP. Además de la posibilidad de generar ficheros de gasto, contables, por apuntes y otros informes para que nuestros clientes estén al tanto de la naturaleza de sus gastos. Los muchos beneficios resaltan la importancia de una buena foto.
Una foto bien hecha significa IVA recuperado
Lo más importante es que el ticket sea legible, no esté borroso ni degradado y que no esté doblado ni le falten partes, ya que mucha información se pierde por estos motivos y la posibilidad de recuperar el IVA que soporta ese recibo se reducen considerablemente, todo por una foto mal hecha. Con esto no esperamos encontrar al próximo Adams español, pero fue el quien también dijo: “Una fotografía no es un accidente, es un concepto”. Y en nuestro caso, ese concepto es el IVA.
Para poder solicitar la factura de canje correspondiente, necesitaremos una serie de datos que deben ser visibles: fecha, referencia, total… Nuestros procesos de lectura de OCR se encargarán de escanear la imagen y extraer los datos con una exactitud cercana al 100%, para posteriormente cotejarlos con nuestra extensa Base de Datos de Proveedores con el fin de confirmar y completar la información. Pero, aunque nuestro sistema sea capaz de extraer los datos de manera clara y concisa, contamos con un doble proceso de validación por un equipo humano. Con 150 empleados y más de una década de experiencia, cada ticket recorrerá nuestro proceso interno después de su lectura por el OCR para que el personal especializado complete aquellos campos que falten, o corrija los leídos de manera incorrecta.
Con todo esto, queremos aclarar que el proceso de recuperación de IVA no empieza en 60dias, sino con nuestros clientes y sus empleados, con su trabajo, esfuerzo y dedicación. Una imagen vale más que mil palabras y nuestro sistema puede convertir esa imagen datos que se transformarán en un valor añadido para nuestros clientes: IVA recuperado, gastos deducidos y un mejor control contable, todo gracias a una simple foto bien hecha.
