¿Tienes controlados tus gastos de representación? En este artículo de 60dias te explicaremos de qué se tratan y qué puedes hacer para controlarlos mejor e incluso conseguir deducciones fiscales muy interesantes.
¿Qué es el gasto de representación?
Los gastos de representación son aquellos en los que incurre la empresa para la gestión (o mejora) de su imagen y presentación comercial. Se trata, por ejemplo, de una comida de empresa, una visita a un cliente potencial o la inscripción a unas jornadas divulgativas.
Sin embargo, a veces este tipo de gastos tienen un problema: algunas de estas operaciones resultan deducibles, mientras que otras no. Así que, cuando la empresa es activa a nivel comercial, pueden suponer una importante partida en su contabilidad.
Este concepto engloba las inversiones mediante las que la empresa envía a un representante para promocionar su firma, o bien para consolidar su imagen en el sector, ante un público determinado o frente a un cliente concreto. Por tanto, se trata de un gasto del que la sociedad espera obtener réditos comerciales.
Si quieres recuperar el IVA de este tipo de gastos, ten en cuenta que nosotros te podremos ayudar. Sigue leyendo para saber más.
¿Cuáles son considerados gastos de representación?
Algunos ejemplos habituales de gastos de representación son:
- Inscripciones en congresos, jornadas o ferias: Participar en estos eventos te permite conocer novedades del sector y ampliar tu red de contactos.
- Invitaciones a comidas, cenas o pernoctas en hoteles: Estas actividades sirven para estrechar lazos con clientes y proveedores, siempre que tengan una clara finalidad comercial.
- Regalos y detalles de la empresa: Son una forma de cuidar la imagen corporativa y de agradecer la fidelidad de clientes y colaboradores.
- Organización o patrocinio de eventos corporativos: Estamos hablando de seminarios, actividades deportivas o encuentros empresariales, si están destinados a promover la marca.
- Actividades de networking: Gastos derivados de la participación en encuentros o reuniones estratégicas para generar nuevas oportunidades de negocio.
Aunque en principio no existe un límite fijo en este tipo de gastos, cada operación debe estar bien justificada y vinculada a un objetivo comercial. La clave es demostrar que el gasto ha contribuido a captar o fidelizar clientes y a posicionar la firma en el mercado. De no ser así, podrían interpretarse como gastos personales.
¿Son deducibles los gastos de representación?
Para saber con certeza qué puedes deducir y qué no, hay que ir al grano: la norma clave es la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Es ahí donde se define qué se considera gasto de representación y cuáles son sus límites fiscales.
Con anterioridad a la citada reforma fiscal no existía una limitación, ni siquiera una diferenciación, entre los gastos dedicados a la promoción, directa o indirecta, de la venta de bienes o la prestación de servicios y aquellos gastos de relaciones públicas con clientes o proveedores.
Pero a partir del 1 de enero de 2015, por un lado se exige la distinción entre los dos tipos de gasto mencionados y por otro, se establece un importe máximo equivalente al 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio en cuestión como limitación del importe anual destinado a los gastos de representación que puede ser deducible en el periodo impositivo.
A simple vista, esta limitación supone que las empresas se ven obligadas a diferenciar entre los dos tipos de gastos, es decir, qué gastos tienen carácter promocional, cuyo importe no se encuentra condicionado por esta ley, y cuáles son dedicados a atenciones a sus clientes, con la limitación recién referida.
En concreto, la ley entiende por gasto de representación aquellos gastos por atenciones a clientes o proveedores, siempre que estén relacionados con la actividad económica de la empresa. Además, establece que estos gastos no pueden superar el 1 % del importe neto de la cifra de negocios del mismo ejercicio fiscal. Es decir, ese es el tope anual que podrás deducir en el Impuesto sobre Sociedades.
Aunque esta ley se dirige sobre todo a sociedades, los autónomos también deben tenerla en cuenta si tributan en estimación directa. En ese caso, pueden aplicar esa misma deducción del 1 %, o bien optar por incluir estos gastos dentro del 5 % de gastos difíciles de justificar si están en el régimen simplificado.
Los gastos de representación deducibles deben ser necesarios para el desarrollo del negocio y, recuerda: estar directamente relacionados con la generación de ingresos. Vamos, que como ya te decíamos, el criterio es que la finalidad debe ser comercial. Si la operación se aleja de este objetivo o puede considerarse como una liberalidad, no será deducible.
¿Cómo diferenciar estos gastos de otros similares?
A veces cuesta trazar la línea entre lo que es gasto de representación y lo que no. Por ejemplo, una comida durante un viaje de negocios no se considera gasto de representación, sino de manutención, y sigue otras reglas.
En cambio, una comida con un cliente, aunque sea durante ese mismo viaje, sí puede considerarse gasto de representación.
Por eso, muchas empresas optan por tener una política de gastos interna que deje claras estas diferencias y así evitar problemas en una posible inspección.
Requisitos para deducir este tipo de gastos
La AEAT viene exigiendo que se den dos requisitos principales para desgravar estos gastos. Se trata de:
- Requisitos formales, relacionados con el justificante del pago.
- Requisitos empresariales, relacionados con la contabilidad de la sociedad.
Requisitos formales
Como es razonable, la deducción de los gastos de representación requiere que se adquiera y conserve el debido justificante, que incluirá:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Identificación del emisor y el destinatario, incluyendo el NIF y domicilio.
- Descripción de las operaciones.
- Tipos impositivos aplicados.
- Cuota tributaria resultante.
El hecho de tener que obtener esta justificación determina que este tipo de gastos solo podrán hacerse en determinados establecimientos. Así, no sería deducible una cena en el hogar particular del socio mayoritario de una compañía. Operación que sí podrá deducirse cuando se realice en un hotel o restaurante.
Requisitos empresariales
Los gastos de representación deben contabilizarse en la cuenta de pérdidas y ganancias. Por ello deben quedar encuadrados en la cuenta 627 según el Plan General de Contabilidad, que es el destinado a publicidad, propaganda y relaciones públicas.
También es recomendable acompañar la operación de una justificación empresarial como la firma de un contrato o la entrega de documentación precontractual.
La cantidad de requisitos que se tienen que cumplir para desgravar los gastos de representación hace que muchas veces no sean reclamados. Por eso existen compañías dedicadas a la gestión de estos asuntos, facilitando la deducción del IVA, del IS y del IRPF.
Teniendo todo esto en cuenta, vas a ver lo que necesitas para deducir estos gastos.
¿Cómo deducir los gastos de representación?
Los gastos de representación más comunes en cualquier actividad empresarial son las comidas de trabajo con clientes y proveedores, pero lamentablemente los justificantes de dichos gastos suelen ser tiques o facturas simplificadas, documentos a todas luces insuficientes para poderse deducir el IVA soportado. Para ello, siempre deberás disponer de una factura justificativa completa.
¿Cómo se puede transformar un tique o factura simplificada en una factura completa para poderse deducir el IVA implícito? Pues contactando con el establecimiento emisor de la factura y solicitarle el canje o sustitución del tique o factura simplificada por la factura completa.
Y así para cada tique o factura simplificada de la que te quieras deducir el IVA.
Parece tedioso, ¿verdad? Lo es. Pero no te preocupes, porque hay un camino mucho más corto y, sin duda, efectivo: contactar con una empresa experta en recuperación del IVA de gastos de representación y de viaje como nosotros: 60dias. Contáctanos si quieres saber más o tienes dudas antes de dar el paso.
Asimismo, si quieres tener una visión más técnica de esta problemática en el IVA, puedes echarle un vistazo a este artículo publicado en Taxlandia: El derecho a la deducción del IVA en los gastos de representación
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