Escoger una herramienta para la gestión de los gastos en las empresas no es algo que se deba tomar a la ligera. Y es que la solución debe incluir funcionalidades comunes, como es la deducción del IVA o cuáles son los proveedores habituales, y otras más personalizadas según las necesidades de cada compañía. A continuación se explicará qué variables es importante considerar antes de elegir una entre las muchas que se encuentran habitualmente en el mercado.
Cómo elegir la herramienta de gestión más adecuada
Hay 4 factores muy importantes a la hora de elegir entre las soluciones disponibles, que son la flexibilidad, la facilidad en la implantación y el uso, la rentabilidad que ofrece y el valor que aporta.
Es importante hacer una autoevaluación de las necesidades así como otras funcionalidades que se consideran importantes para el negocio. De esta manera se podrá garantizar la recuperación del gasto que supone su implantación gracias a la mejora de la productividad del departamento de administración y de todos los usuarios de la herramienta.
¿Qué se quiere conseguir con la herramienta?
Saber qué problemas tiene el negocio y solventarlos por medio de ella. Entre los problemas como podrían estar la pérdida de facturas de viajes de empleados o un alto volumen de las mismas que hace complicada su gestión.
En un pequeño negocio, el dueño del mismo podría dar respuesta a esta pregunta por sí mismo. Si se trata de una empresa de tamaño mediano, es importante hacer partícipes de esta cuestión a todos los empleados involucrados en este asunto.
¿Con qué soluciones se trabaja actualmente?
Por lo general las empresas cuentan con un software de gestión. Es importante que la herramienta elegida para la gestión de gastos de viaje se integre con el mismo. También es preciso contar con la formación de los empleados en el sector tecnológico. Si no saben cómo utilizarla no podrán sacarle todo el partido posible.
Presupuesto que se destina a esa inversión
Dentro de todas las opciones que se encuentran en el mercado hay herramientas con distintos precios. Es importante detallar un presupuesto antes de adquirir una en concreto y no salirse del mismo.
Lo mejor es optar por una herramienta tipo SaaS, ya que no hay que hacer ninguna inversión fuerte en hardware para empezar a utilizarla. Es un pago mensual por el que se obtienen más beneficios, como el servicio de mantenimiento y contar siempre con la última versión.
En resumen
Como se puede observar en las líneas anteriores de este post no es necesario tener altos conocimientos en tecnología y TI a la hora de elegir entre las muchas opciones que se encuentran en el mercado para la gestión de gastos de viaje y deducción del IVA. Simplemente hay que pensar cuáles son las necesidades de la empresa, el uso que se le va a dar a la herramienta y contar con la opinión de los empleados que van a hacer uso de ella. Una vez se tenga claro el uso final, dejarse asesorar por profesionales como los de 60dias permitirá elegir la opción perfecta para cada compañía.
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