Tras la reforma fiscal acontecida a finales de 2014, uno de los aspectos que más ha preocupado a las empresas es la limitación de la deducibilidad fiscal de los gastos de representación, es decir, aquellos gastos que la empresa realiza como atenciones a sus clientes o proveedores bien para fidelizarlos, o bien para conseguir una mejora o aumento de los contratos.
Veamos en detalle a continuación en qué casos dichos gastos son deducibles y cuáles son las cuantías permitidas.
Con anterioridad a la citada reforma fiscal no existía una limitación, ni siquiera una diferenciación, entre los gastos dedicados a la promoción, directa o indirecta, de la venta de bienes o la prestación de servicios y aquellos gastos de relaciones públicas con clientes o proveedores. Pero a partir del 1 de enero de 2015, por un lado se exige la distinción entre los dos tipos de gasto mencionados y por otro, se establece un importe máximo equivalente al 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio en cuestión como limitación del importe anual destinado a los gastos de representación que puede ser deducible en el periodo impositivo.
A simple vista, esta limitación supone que las empresas se ven obligadas a diferenciar entre los dos tipos de gastos, es decir, qué gastos tienen carácter promocional, cuyo importe no se encuentra condicionado por esta ley, y cuáles son dedicados a atenciones a sus clientes, con la limitación recién referida.
Pero, ¿qué gastos pueden ser considerados como de representación y estar, por tanto, limitada su deducibilidad fiscal a los importes citados? Pues generalmente aquellos derivados de la entrega de obsequios y regalos a proveedores y clientes. También las comidas o cenas con los mismos, así como los costes de hospedaje y manutención que puedan surgir como consecuencia de sus desplazamientos y que corren a cargo de la empresa, etc.
En todo caso, para ser fiscalmente deducibles, los gastos referidos también deben ser correlativos a los ingresos y cumplir los requisitos legales de contabilización, justificación e imputación temporal. Para evitar suspicacias por parte de la Agencia Tributaria en materia de invitaciones a comidas de trabajo, es más que recomendable limitar estos gastos a la lógica de la actividad y siempre dejar constancia del motivo de la comida, así como de los comensales que hayan participado.
Los gastos de representación más comunes en cualquier actividad empresarial son las comidas de trabajo con clientes y proveedores, pero lamentablemente los justificantes de dichos gastos suelen ser tiques o facturas simplificadas, documentos a todas luces insuficientes para poderse deducir el IVA soportado. Para ello, siempre deberá disponer de una factura justificativa completa.
Ahora viene lo mejor…, ¿cómo se puede transformar un tique o factura simplificada en una factura completa para poderse deducir el IVA implícito? Pues contactando con el establecimiento emisor de la factura y solicitarle el canje o sustitución del tique o factura simplificada por la factura completa, y así para cada tique o factura simplificada de la que nos queramos deducir el IVA. Parece tedioso, ¿verdad? Lo es. Pero no se preocupe, hay un camino mucho más corto y, sin duda, efectivo: contactar con una empresa experta en recuperación del IVA de gastos de viaje y representación como 60dias.
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