Como ya hemos hecho referencia en algún post de nuestro blog, las empresas españolas pierden unos 1.000 millones de Euros por la no recuperación del IVA de los gastos de viaje. Es, por tanto, normal pensar que los gestores de los gastos de viaje en las empresas se encuentren a disgusto en cuanto a la gestión de dichos gastos documentados en tiques en lugar de facturas completas.
La falta de información contribuye a generar insatisfacción. Disponer de datos traducidos a información y tener la posibilidad de analizarla, a cualquiera se le antoja una buena medida encaminada a la reducción de los gastos de viaje.
Pero no nos quedemos ahí. Para conocer en qué servicios (tipologías) se gastan nuestros trabajadores el dinero de los viajes, dónde se lo gastan (establecimientos) y lo que es mejor, cómo gestionar la recuperación del IVA de los gastos de viaje, existen estudios categorizados por el tamaño de la empresa pero también soluciones contrastadas.
Veámoslo con más detalle a continuación.
En un estudio recientemente publicado en el diario La Vanguardia, el 21% de los trabajadores de las grandes empresas tienen derecho a gasto de viajes corporativos con un promedio anual de 4.000 € por persona. De éstos, utilizan servicios relacionados con el transporte en avión (87%), comidas (88%), carburantes (83%), parkings (75%), móvil (74%) y transporte público (73%).
En la mediana empresa, el 45% de los empleados pueden pasar gastos de viajes, siendo 2.000 €/persona la media de gasto anual, y el 90% de estos trabajadores reporta gastos de carburantes, el 84% en vuelos, otro 84% en hoteles, el 80% en parkings, el 76% en móviles y el 70% en transporte público.
Lamentablemente, en la gran mayoría de las ocasiones, los trabajadores no reciben más que un tique o factura simplificada como justificante al pago de dicho servicio, cuyos datos son insuficientes para poder deducirse el IVA.
El sistema de 60dias categoriza la tipología de gastos de viaje en el momento de la digitalización del tique o factura simplificada. Asimismo, se identifica el establecimiento emisor durante el proceso de extracción de datos del documento.
Estos datos, debidamente albergados en una base de datos, ofrecen, en primer lugar, todas las posibilidades de extracción de información por los criterios que el cliente estime oportunos, pero también permiten que 60dias contacte con el proveedor del documento original para su conversión en una factura de canje con todos los datos preceptivos para la recuperación del IVA de los gastos de viaje.
Los servicios de Gestión del Gasto de 60dias permiten conocer toda la información relativa a los gastos de viaje, deducirse un alto porcentaje del IVA incurrido en dichos gastos e incluso contrastar la información aportada por los trabajadores en su «parte de gastos de viaje» con la información real y veraz incluida en los documentos de gasto aportados.
