El control de los gastos de viaje es una de las labores más complicadas en contabilidad de gestión. Cuando nuestra organización adquiere un cierto tamaño y empezamos a tener desplazamientos constantes de los trabajadores, se hace cada vez más necesario implantar un sistema de control que nos permita gestionar ese importante volumen de tickets que se generan cada mes. El software para control de gastos de viaje es la respuesta.
60dias propone una solución que complementa nuestro producto estrella para la recuperación del IVA de los tickets de viaje y que permite que la gestión de estos gastos sea realmente sencilla mediante una innovadora aplicación.
En principio, el control de los gastos de viaje es siempre difícil y la razón es que estos gastos se generan en multitud de lugares y por multitud de trabajadores, quedando documentados a través de tickets de viaje (restaurantes, autopistas, taxis…) cuyo manejo resulta complicado. Hablamos de centenares o miles de pequeños documentos en diferentes tamaños cuyo control y archivo resulta tedioso.
60dias dispone de la tecnología necesaria para escanear, verificar, y convertir en información gestionable todos esos tickets de viaje, lo que nos permite en primera instancia solicitar las facturas de canje necesarias para la deducción del IVA.
Además de la deducción del IVA de los tickets de viaje a partir de la información digitalizada, contamos con un software para control de gastos de viaje que permite, por un lado, importar del sistema del cliente los datos relativos a las liquidaciones de gasto que los trabajadores declaran mensualmente, y por otro mostrar las imágenes de los documentos incluidos en dichas liquidaciones junto con sus datos ya extraídos.
A efectos de gestión del gasto, el resultado es que se pueden confrontar los datos por liquidación, analizarlos por trabajador, periodo temporal, proveedor, etc. y extraer conclusiones muy válidas acerca de la justificación de esos gastos, prevenir y corregir malas prácticas y, en definitiva, racionalizar al máximo esta fuente de gasto mediante el control.
A partir de aquí, la consecuencia inmediata es la racionalización y reducción de los gastos de viaje y representación. Las ventajas son muy evidentes y el coste adicional de este software se minimiza o desaparece, en tanto en cuanto las cuotas de IVA de los tickets se van recuperando y los gastos de viaje totales se van reduciendo al aumentar el control, lo que libera recursos de sobra para cubrir este servicio.
La clave de todo está, una vez más, en disponer de la última tecnología para la digitalización masiva de documentos y la capacidad de verificación de la información capturada para su transformación en tablas de datos con las que finalmente se puede trabajar de forma ordenada totalizando, filtrando y comprobando cuanto sea necesario ya en formato digital.
El software para control de gastos de viaje es un servicio más de 60dias, y una ventaja adicional para nuestros clientes que se combina con los beneficios de digitalizar masivamente sus tickets de viaje, recuperar el IVA mediante facturas de canje y archivar digitalmente todo ese volumen de papel.
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