Gastos de representación: Todo lo que debes saber

Los gastos de representación son muy comunes en las empresas, y es importante conocerlos y controlarlos. En este artículo de 60dias te damos todas las claves.

¿Qué se considera gasto de representación?

Este concepto engloba las inversiones realizadas por una empresa al enviar a un representante para promocionar su firma o consolidar su imagen en el sector, sea ante un público determinado o frente a un cliente específico. Por tanto, representa un gasto del que la empresa espera obtener réditos comerciales.

Los gastos de representación cumplen un rol fundamental en la estrategia comercial de cualquier organización, ya que ayudan a captar nuevos clientes o proveedores y a fortalecer las relaciones con los actuales.

Estas acciones se diseñan con la meta de lograr un rendimiento comercial positivo que, a su vez, beneficia a la compañía económicamente.

Ejemplos frecuentes de gastos de representación

  • Inscripciones en congresos, jornadas o ferias: Estos son espacios ideales para la promoción directa ante un público interesado y relevante para la empresa.
  • Invitaciones a comidas, cenas o pernoctas en hoteles: Estas acciones ayudan a fortalecer las relaciones con clientes y proveedores, generando un ambiente más propicio para negociaciones futuras.
  • Regalos y detalles de la empresa: Estos obsequios, cuando se entregan a personas con relaciones comerciales establecidas con la empresa, refuerzan los lazos y mejoran la imagen corporativa.

Es crucial prestar atención a la Ley del Impuesto sobre Sociedades, la cual regula extensamente los gastos de representación. Según esta normativa, se consideran como tales los “gastos por atenciones a clientes o proveedores” y establece límites en la deducción de estos gastos.

Estas legislaciones son aplicables tanto a personas jurídicas como también a autónomos que tributan por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Ahora bien, ¿qué diferencia tienen este tipo de gastos con los de viaje? Lo vemos a continuación.

Diferencia entre gastos de representación y gastos de viaje

A menudo se confunden ambos tipos de gastos, pero es muy simple diferenciarlos, ya que la diferencia está en la finalidad.

Los gastos de representación están diseñados para que el empleado o la empleada actúe en nombre de la empresa, promocionando su imagen, fortaleciendo las relaciones con clientes y proveedores, y mejorando su posicionamiento en el mercado.

Estos gastos están orientados a recibir un beneficio comercial y empresarial. Ejemplos de estos gastos incluyen las comidas de negocio, participación en eventos representativos y obsequios corporativos a clientes.

Por otro lado, los gastos de viaje se refieren a aquellos costes en los que incurre un empleado cuando tiene que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos laborales.

Estos incluyen transporte, alojamiento y manutención. Ejemplos típicos son los gastos derivados de la visita a las oficinas de un cliente para formaciones, intervenciones técnicas fuera de la oficina o desplazamientos por formación.

No obstante, es posible que los gastos de representación y de viaje puedan coexistir. Un empleado puede incurrir en ambos tipos de gastos durante un mismo viaje de negocios.

Por ejemplo, un trabajador que viaja a otra ciudad para asistir a una feria puede tener gastos de viaje por el desplazamiento y alojamiento, y simultáneamente incurrir en gastos de representación si, durante el mismo viaje, lleva a cabo actividades de promoción de la empresa como invitaciones a clientes a cenar.

En todo caso, ambos gastos deberían de registrarse en partidas presupuestarias diferentes.

¿Qué gastos de representación son deducibles?

Solo se pueden deducir los gastos que sean necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y que generen rentabilidad.

El tipo de gastos de representación que se suelen poder deducir son:

  • Relaciones públicas con proveedores o clientes
  • Publicidad hecha para vender productos o servicios.
  • Personal, cuando se relacionan con actividades de representación.
  • Beneficios, obtenidos por acciones de representación.

¿Cuándo se puede deducir un gasto de representación?

La AEAT viene exigiendo que se den dos requisitos principales para desgravar estos gastos. Se trata de:

– Requisitos formales, relacionados con el justificante del pago.

– Y requisitos empresariales, relacionados con la contabilidad de la sociedad.

En caso de reunir estas condiciones, la sociedad podrá deducir un 1 % sobre su cifra de negocios del período impositivo. Los autónomos podrán registrar estas operaciones como servicios exteriores o incluirlas en el 5 % de gastos de difícil justificación si emplean el régimen de estimación directa simplificada.

Pero no hay que confundir los gastos de representación con otros conceptos. Por ejemplo, no tienen tal consideración los pagos de dietas o manutención. Además, la cuantía del gasto puede venir limitada por leyes o por normativa interna de la compañía, pues la liberalidad no es desgravable.

Los requisitos formales para deducir gastos de representación

Como es razonable, la deducción de los gastos de representación requiere que se adquiera y conserve el debido justificante, que incluirá:

  • Número y serie.
  • Fecha de expedición.
  • Identificación del emisor y el destinatario, incluyendo el NIF y domicilio.
  • Descripción de las operaciones.
  • Tipos impositivos aplicados.
  • Cuota tributaria resultante.

El hecho de tener que obtener esta justificación determina que este tipo de gastos solo podrán hacerse en determinados establecimientos. Así, no sería deducible una cena en el hogar particular del socio mayoritario de una compañía. Operación que sí podrá deducirse cuando se realice en un hotel o restaurante.

Los requisitos empresariales para deducir gastos de representación

Los gastos de representación deben contabilizarse en la cuenta de pérdidas y ganancias. Por ello deben quedar encuadrados en la cuenta 627 según el Plan General de Contabilidad, que es el destinado a publicidad, propaganda y relaciones públicas.

También es recomendable acompañar la operación de una justificación empresarial como la firma de un contrato o la entrega de documentación precontractual.

La cantidad de requisitos que se tienen que cumplir para desgravar los gastos de representación hace que muchas veces no sean reclamados. Por eso existen compañías dedicadas a la gestión de estos asuntos como 60dias, facilitando la deducción del IVA, del IS y del IRPF. Contacta con nosotros si quieres que te ayudemos con la deducción de los gastos de representación.