Antes de contratar un servicio de recuperación de IVA de los gastos de viaje, es habitual hacerse la pregunta, casi obligada, acerca de cuánto se puede recuperar realmente de todo el IVA soportado en tickets.
Es una buena pregunta, y nuestra experiencia de años realizando este trabajo nos ofrece interesantes estadísticas acerca de las cantidades recuperadas en relación al gasto, la antigüedad y la naturaleza del mismo.
Vayamos por partes.
Según nuestra experiencia, el IVA medio devengado en los tickets de viaje se aproxima al 11% del importe total; muchos de los tickets tienen IVA reducido, pero no todos. En términos globales, nuestra media de recuperación es superior al 60% del IVA devengado, que viene siendo un 7% de los gastos de viaje totales: por cada 1.000 € de gasto totales, el IVA asciende a 110 €, de los que recuperamos 70 € de media que se convierten en deducibles, pero esa media tiene una dispersión alta en función de diversos factores.
Recuperación de IVA según antigüedad del cliente y naturaleza del gasto
La antigüedad o «grado de maduración» de un cliente es clave para mejorar las cifras. Como es lógico, los clientes con mayor antigüedad obtienen los mejores resultados.
La cifra que podemos alcanzar se sitúa en un 9% de recuperación sobre la cifra TOTAL de gasto para clientes veteranos, lo cual se explica porque con el paso del tiempo se ha ido acumulando cuota de IVA en sus proveedores hasta alcanzar el importe mínimo para que actuemos recuperándolo.
Esto significa que hay una relación directa entre el % de IVA recuperado y el paso del tiempo. En el otro extremo de la estadística, los clientes nuevos comienzan con un nivel de recuperación ligeramente superior al 4%, que va subiendo año tras año hasta acercarse a ese techo del 9%, pero esos números globales por antigüedad tienen otras matizaciones.
El otro factor clave en las posibilidades de recuperación de IVA es la tipología de gasto por proveedor en la que incurra cada cliente.
Un cliente cuyo grueso de gasto provenga de tiques de peaje o repostajes de carburante tendrá un porcentaje de recuperación muy superior a otro cliente cuyo gasto principal sea, por ejemplo, en restaurantes. Ello es motivado, sobre todo, por la concentración de los proveedores en el primer caso y la enorme dispersión de proveedores en el segundo.
Conclusiones acerca del IVA recuperable
Las conclusiones de nuestro análisis no son absolutas, y estas cifras son promedios reales de nuestros propios clientes entre los que hay diversas casuísticas y matices, pero sí es posible extraer algunas conclusiones generales sobre las expectativas de recuperación de IVA.
La primera conclusión es que el rango de recuperación de IVA se sitúa entre el 4% y el 9% del gasto total en viajes, que vendría a representar el ahorro directo para la empresa por vía de la deducción fiscal. El mecanismo de deducción pasa por transformar las facturas simplificadas (tickets no deducibles) en facturas de canje (sí deducibles) y para ello se necesita establecer contacto con el proveedor del servicio y un importe mínimo para que ese proceso sea rentable.
Para situarse en la horquilla máxima de ahorro, es importante acumular importes durante un tiempo (ser cliente antiguo) así como tener una dispersión de proveedores lo más baja posible (gasolineras y peajes funcionan mejor que restaurantes).
En cualquiera de los casos, el importe recuperado supone un ahorro importante, el servicio se financia por sí mismo y siempre resulta rentable. Cualquier empresa con un volumen de viajes sin factura suficientemente elevado obtendrá un ahorro fiscal, que además irá creciendo con el paso del tiempo.
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