Una de las cosas más valoradas en el mundo empresarial, es la rapidez y facilidad con la que tratamos los datos económicos relativos al IVA soportado en los tickets, para luego poder recuperar el importe correspondiente. Para ello, contamos con la ayuda de la tecnología OCR, una herramienta fundamental con la que somos capaces de recaudar la parte correspondiente de dicho impuesto.
Podemos definir la tecnología OCR, como un software informático, capaz de leer y reconocer imágenes y caracteres, entro los que se encuentran los principales datos de las diferentes facturas o tickets que las empresas nos proporcionan, a través de su documentación.
Cosas que debemos tener en cuenta para agilizar lo máximo posible la digitalización de los tickets
Para empezar, es muy importante que el documento que se nos facilita para digitalizar, este en la mejor de las condiciones posibles, una simple mancha de café o de aceite puede complicarnos mucho la situación, llegando a borrar o emborronar datos de vital importancia para la posterior recuperación del IVA, y en el peor de los casos, puede convertir el ticket en inservible.
No debemos olvidarnos tampoco, de que el uso de subrayadores fluorescentes de texto muchas veces dificulta el proceso de digitalización del documento. La gran mayoría de las veces, obliga a utilizar los diferentes filtros con los que cuenta el programa para lograr aclarar o eliminar el efecto del subrayador. Consecuentemente a esto, le resta calidad a la imagen final y le dificulta la tarea al OCR, ya que al programa le resulta más complicado reconocer los caracteres e incrementa la probabilidad de que se equivoque a la hora de “leer´´ los datos en el ticket.
Otra cosa de la que debemos hablar son de las diferentes anotaciones que nuestros clientes realizan sobre los diferentes tickets que nos entregan, normalmente en los documentos procedentes de comidas o cenas. En ellos, es muy común, ver anotado al lado de importe total, el importe de la propina que han dejado, siendo esta irrecuperable, y por lo tanto innecesario para este propósito.
La clave está en combinar tecnología con un equipo de especialistas
Es importante recalcar que esta tecnología acelera y facilita enormemente el trabajo pero no se puede prescindir de un equipo que filtre aquellos gastos que no so deducible y complete la información de la que carecen algunos tickets, por ejemplo, existe una diferencia significativa en lo relativo al estacionamiento del vehículo, la normativa vigente nos indica que, si estacionamos nuestro coche en un parking privado, podremos recuperar el IVA de dicho ticket, en cambio sí lo estacionamos en la calle o aparcamiento público, no podremos recuperar el IVA de dicho importante, ya que nos encontraríamos ante una tasa, y no un impuesto.
En el mismo orden de ideas, también recalcamos otra diferencia significativa con respecto al tema dietas de los trabajadores. Cuando un trabajador entrega los tickets de sus dietas a la empresa, y esta nos la hace llegar, nos encontramos ante dos posibilidades:
Una de ellas, en las que los trabajadores recurren al típico menú de restaurante o bar, normalmente en los casos en los que los desplazamientos duran pocos días.
La otra alternativa que nos encontramos suele darse en estancias más largas, cuando ya se supera la quincena, el trabajador no recurre al menú tradicional, si no que opta por realizar la compra de los alimentos que va a necesitar en el supermercado más cercano y elaborarlos por su cuenta.
Ante esta situación, la primera alternativa sería la ideal, ya que sería la que mayor cuota de IVA nos permitiría recuperar a la empresa, en cambio cuando hablamos de la segunda opción, nos encontramos con ciertas restricciones para determinados establecimientos, lo que aminoraría la cuota de IVA a recuperar por parte de la empresa.
Hay que recalcar, que los regalos que la empresa concede a sus empleados, bien sea por permiso de maternidad, jubilación, bonus de trabajo …etc., no son parte de nuestro proceso de recuperación del IVA, ya que la legislación vigente las considera gastos irrecuperables.
Como último dato curioso hay que destacar, que cuando nos encontramos ante un ticket muy deteriorado, y en el que no somos capaces de apreciar los datos básicos; como la fecha de expedición, el importe total o el nombre del proveedor al que pertenecen, los trabajadores optan por sobrescribir dichos tickets. Esto provoca que se oculten los datos originales, ante esta situación, se debe rechazar el ticket, ya que no podemos garantizar la veracidad de los datos sobrescritos. Esto se debe porque desde 60 días no solo valoramos la calidad del trabajo bien hecho, si no que por encima de todo valoramos la veracidad y trazabilidad de los datos con los que trabajamos.
La eficacia del proceso que 60dias ha construido en sus más de 12 años de existencia se basa en el uso de la última tecnología complementada con la experiencia de un equipo comprometido con los resultados.
