Es una práctica común que los empleados presenten a sus empresas los gastos que generan en la práctica de sus funciones para que les reembolsen el importe. Lo ideal es que el empleado presente una factura completa que posteriormente permita a su empresa deducir el IVA que soporta, sin embargo esa suele ser la excepción. Ya sea por prisas, desconocimiento o por tratarse de montos pequeños (café, peaje…) lo normal es que se reciba un ticket, o factura simplificada. Un documento que carece de la información requerida por hacienda para recuperar el IVA.
Servicios como el de 60dias, permiten obtener la factura necesaria de cada ticket, en parte gracias a que si bien los recibos carecen de la información de cara a la recuperación, tiene suficiente para identificar quien presta el servicio y el gasto concreto, elemento claves para contactar posteriormente con el proveedor.
No ocurre lo mismo con todos los justificantes de pago que las empresas suelen aceptar, por lo que es vital que en la política de gastos se excluyan aquellos que les impidan deducir el IVA que les corresponde.
Documentación que impide la recuperación
Estos son los principales justificantes de pago que suelen incluirse en las liquidaciones, pero que no permiten a las empresas recuperar el IVA soportado:
Justificante de pago
En ocasiones cuando pagamos con tarjeta simplemente nos dan el resguardo de tpv, el cual en la mayoría de los casos carece de los datos necesarios para poder solicitar la factura de canje al proveedor, información tan importantes como:
- Datos proveedor: no traen identificación fiscal, ni dirección, como mucho nombre comercial, normalmente insuficiente para poder contactar posteriormente con el proveedor
- Tipo impositivo: por ejemplo si compramos en la tienda de una gasolinera, en el justificante de pago no se desglosa el IVA, por lo que no hay forma de saber el tipo impositivo, ni lo que se ha adquirido, y en consecuencia, o sabemos si es un gasto apto para la deducción o no.
- Número de referencia: estos documentos tampoco aportan ningún número identificativo, solo fecha y hora, lo que impide al proveedor saber con exactitud de que compra se trata.
Comandas
Es habitual que cuando acudimos a un restaurante y realizamos el pedido, nos pongan en la mesa, la pre-factura, muchos proveedores no la aceptan al solicitarles la factura, solo la factura simplificada que nos facilitan cuando realizamos el pago. Esto se debe a que la pre-factura siempre está sujeta a cambios a medida que la comanda crece, sin embargo el ticket es el documento final que se emite en el momento del pago y por tanto refleja toda la operación.
Recibo bancario
Es el documento que emite el banco como justificante del pago de una transacción económica realizada entre dos partes. En una transacción comercial directa, como la venta al por menor por ejemplo, correspondería al ticket de la caja registradora. Es frecuente encontrarse con este documento en las liquidaciones sin embargo lo que realmente es válido es la factura simplificada del proveedor.
Recomendaciones para facilitar la recuperación del IVA
Desde un punto de vista operativo, es irreal pedirles a los empleados que únicamente presenten facturas completas, en especial porque muchos proveedores no las dan en el momento, ya sea por la falta de experiencia del empleado del local, por algún fallo del sistema o que el empleado no tenga los datos fiscales de la empresa.
Sin embargo si es importante solicitar como mínimo el ticket o factura simplificada, y conservarlo en buenas condiciones para garantizar la recuperación posteriormente. Para esto son especialmente útiles las apps de gestión de gastos, que no solo facilitan la conservación, sino que muchas ya tienen integradas el servicio de recuperación de 60dias, por lo que la recuperación del IVA es automática.
En caso de conservarlo en papel estos son los datos que una factura simplificada debería tener:
- Número de referencia y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
- NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
- Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
- Contraprestación total.
