Las facturas de canje son las que reemplazan a las facturas simplificadas o tickets, transformándolas en facturas completas que te permiten deducir el IVA. En este artículo resolvemos las dudas más frecuentes sobre este tema, aunque primero hablaremos sobre cómo afectan desde un punto de vista contable y fiscal tanto al emisor como al receptor.
Efectos para el emisor de la factura de canje
Efecto contable
Si eres el que emite las facturas simplificadas, en principio, la emisión de una factura de canje de las mismas no tiene efectos en los ingresos o gastos de la entidad, tratándose de una mera formalidad. Tampoco tiene efectos en el IVA devengado. Esto se debe a que ya contabilizaste el importe total (Base + IVA) de la factura simplificada o ticket cuando lo emitiste. Como ese importe no cambia cuando emites la factura de canje, no necesitarías hacer ningún ajuste contable.
No obstante lo anterior, es altamente recomendable efectuar un par de apuntes contables, con el fin de dar de alta en contabilidad al cliente destinatario de la operación y consignar en el Libro Registro de IVA todos los datos de la factura de canje.
El primero consistiría en “deshacer” el apunte que hiciste cuando emitiste la factura simplificada y el otro para reflejar la emisión de la factura de canje.
Como se decía, esta contabilización es altamente recomendable, ya que los softwares de contabilidad actuales confeccionan automáticamente los Libros Registro de IVA y el Modelo 347, o, en su caso, los archivos de registro de facturas que han de remitirse al SII de la AEAT. Si no se realizara dicha contabilización, estos apuntes deberían realizarse de manera manual en los oportunos Libros y declaraciones informativas.
Efecto fiscal
En cuanto a la declaración de impuestos, como se señalaba, la expedición de una factura de canje no tiene implicaciones para el expedidor ni a nivel del ingreso (IRPF o IS) ni a nivel de IVA devengado, puesto que ambos conceptos ya fueron previamente declarados en el periodo en que se registró la factura simplificada.
En cuanto a las declaraciones informativas, fundamentalmente, el modelo 347, si el importe facturado al mismo cliente supera los 3.005,06 € (Base + IVA) en el correspondiente año natural, tendrás que incluir ese importe en la declaración del año en el que efectuó la operación, pudiendo ser necesario, en su caso, la presentación de una declaración complementaria.
Por otro lado, en el caso de que el emisor esté sujeto al SII, se deberá informar de las facturas de canje en el bloque “Tipo Factura” con la clave “F3: Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas” y en el bloque de “Datos sustituidas” se identificarán, opcionalmente, las facturas simplificadas sustituidas con el número, serie y fecha de expedición. Asimismo, en los campos “Ejercicio” y “Período” deberán consignarse los correspondientes al período de liquidación en que fue anotada la factura simplificada original.
Efectos para el receptor de la factura de canje
Efecto contable
Para el receptor de las facturas de canje, el principal interesado en la emisión de las mismas, el tratamiento contable es un poco diferente. El objetivo final es obtener la deducción del IVA correspondiente, mientras que para el emisor suponen un mínimo trabajo administrativo, pero básicamente ningún beneficio directo.
Existen dos procedimientos para la contabilización de las facturas de canje para el receptor.
El primero, que supone la anulación del asiento originario y la contabilización de la nueva factura de canje, implica más movimientos contables, pero puede dar una imagen más clara y fiel del concepto de «factura de canje» como reemplazo de la factura original. El segundo, quizás más sencillo, supone la contabilización de la nueva factura de canje mediante el uso de cuentas transitorias que impidan duplicar la contabilización del gasto y del pago.
Independientemente de la opción que elijas, los importes finales del IVA soportado y la mejora en los resultados del ejercicio serán los mismos. Efectivamente, el efecto final que queremos buscar es el siguiente:
- Aflorar por el Debe un IVA soportado deducible, para lo cual utilizaremos la cuenta 472.
- Minorar por el Haber la parte del gasto originariamente deducido en el importe del IVA soportado que en su día no fue deducible en la imposición indirecta, para lo cual podrá utilizarse la misma cuenta en la que se dio en su día el gasto, la cuenta 639 de ajustes positivos en la imposición indirecta o cualquier otra que se estime adecuada a estos efectos.
Sea cual fuere la cuenta de gastos que se utilice, tendrá que cargarse por su saldo al cierre del ejercicio con abono a la cuenta 129, resultados del ejercicio.
Efecto fiscal
Una vez que hemos visto cómo se contabilizan las facturas de canje para quien las recibe, es fácil entender su impacto fiscal. Básicamente, la cuenta 472 recogerá el importe del IVA que puedes deducir en el periodo actual. Esto se traduce en un ahorro fiscal y una mejora en los resultados.
Por otro lado, en cuanto a las declaraciones informativas, esas facturas de canje se declararán en el modelo 347, con la fecha actual, es decir, en el periodo impositivo en que se proceda a su registro y su deducción.
Asimismo, en el caso de que el receptor de la factura esté sujeto al SII, se deberá informar de las facturas de canje en el bloque “Tipo Factura” con la clave “F1: Factura (art. 6, 7.2 y 7.3 del RD 1619/2012)”, siendo opcional el uso de la clave “F3: Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas”. Asimismo, en los campos “Ejercicio” y “Período” deberán consignarse los correspondientes al período de liquidación en que se procede a ejercitar el derecho a la deducción.
Requisitos de emisión de las facturas de canje
Para que un proveedor pueda emitir una factura de canje tiene que cumplir los siguientes requisitos:
- Menos de 4 años: Deben emitirse siempre y cuando no hayan transcurrido 4 años desde que se realizó la operación.
- Fecha actual de emisión: La fecha de emisión de la misma debe ser la fecha actual en que se produce el canje.
- Correlativa: Deben llevar una numeración correlativa diferente de las ordinarias, siendo aconsejable llevar una serie separada para las mismas.
- IVA coherente: El IVA aplicado en la factura de canje tiene que ser el mismo que el de los tickets que se le envían. La factura de canje no puede modificar los importes, ni de base imponible ni de IVA de la factura original, ni siquiera en el caso de que el tipo de IVA aplicable haya variado desde el momento de su emisión y a pesar de facturarse con fecha actual.
- Presentación de la factura simplificada: Aunque no es indispensable, puesto que se admiten distintos medios de prueba, la entrega de la factura simplificada original se constituye como el medio prioritario de prueba de la recepción del servicio, pudiendo aportarse físicamente o bien mediante la remisión de dichos documentos resultantes de la digitalización certificada mediante softwares homologados por la AEAT o que reúnan los requisitos relativos a la autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad de las facturas.
- En 60dias somos especialistas en recuperar el IVA de nuestros clientes. Nos dedicamos a reclamar facturas de canje en su nombre, digitalizando y enviando los tickets o facturas simplificadas, ahorrándoles toda la gestión. Además, tras muchos años en el sector, nosotros ya tenemos relación con más de 500.000 proveedores, muchos de los cuales tienen un acuerdo de facturación con nosotros, por lo que nuestro proceso es mucho más ágil.
Preguntas frecuentes sobre las facturas de canje
A continuación tienes algunas de las preguntas más frecuentes sobre las facturas de canje, para que no te quede ninguna duda.
¿Qué es la factura de canje?
La factura de canje es el nombre que recibe el documento que completa la información contenida en un ticket o factura simplificada, debiéndose añadir, al menos, el NIF y el domicilio del destinatario, así como el desglose de la cuota de IVA repercutida.
Esto se utiliza principalmente como documento válido para justificar cualquier operación un tiempo después de haberse emitido la factura simplificada, aunque, de manera prioritaria, se solicita para poder llevar a cabo la deducción o recuperación del IVA aparejado a la misma por parte de su destinatario.
¿Quiénes pueden solicitar las facturas de canje?
La factura de canje puede ser solicitada por el destinatario de la operación, ya sea un particular o un empresario o profesional.
Asimismo, los destinatarios de la operación pueden solicitar las facturas de canje por mediación de empresas externas dedicadas al servicio de recuperación de IVA, como es el caso de 60dias.
Estas empresas deben, siempre y en todo caso, enviar la documentación necesaria, que incluye los tickets originales de la operación o, en su defecto, la copia digital certificada de los mismos, las correspondientes autorizaciones de intermediación por parte de las empresas clientes que van a ser las destinatarias de la factura que vas a emitir, y una declaración de procedencia y uso de los tickets, donde se responsabilicen del destinatario final de esa factura.
¿Cómo conseguir una factura de canje?
Para conseguir una factura de canje, es necesario reunir todos los tickets que se han acumulado. Este proceso puede ser un desafío si tienes muchos tickets. Nosotros facilitamos este proceso. Recogemos los tickets físicamente, los digitalizamos mediante un software homologado por la AEAT y solicitamos a cada proveedor una factura de canje de cada una de ellas, siendo admisible también la expedición de facturas de canje recapitulativas de carácter mensual.
Además, digitalizamos tus tickets con tecnología OCR, lo que facilita su almacenamiento y búsqueda en el futuro.
¿Es obligatorio emitirla?
Sí, todas las empresas y profesionales tienen la obligación de emitir una factura de canje siempre que la solicitud de la misma se haya realizado conforme a los requisitos que ya hemos comentado en este artículo.
Como empresario, si emites facturas simplificadas o tickets, es posible que te encuentres con la situación en la que un cliente solicita una factura de canje. Este tipo de solicitudes suelen surgir cuando un cliente ha realizado un consumo en tu establecimiento y sólo se ha llevado el ticket o factura simplificada del gasto. Pasado un tiempo, ese cliente puede reclamar una factura completa de aquel consumo.
¿Cuáles son las ventajas de solicitar una factura de canje?
Solicitar una factura de canje tiene varias ventajas, aunque lo más interesantes es que podrás deducirte el IVA.
Las facturas simplificadas no permiten esta deducción porque no contienen todos los datos necesarios, como la identificación fiscal del cliente.
Al solicitar una factura de canje, que sí contiene estos datos, puedes deducir el IVA.
¿Qué sucede si no se solicita una factura de canje?
Si no solicitas una factura de canje para tus facturas simplificadas, perderías la oportunidad de deducir el IVA soportado, amén del riesgo fiscal que subyace en la imposición directa por la ausencia de identificación del destinatario de la operación en la factura.
Recuerda que las facturas simplificadas no son facturas completas y no contienen datos importantes como la identificación fiscal. Por lo tanto, es crucial solicitar una factura de canje si quieres poder deducir el IVA soportado.
¿Cuál es el plazo para solicitar una factura de canje?
Como te decíamos, tienes 4 años desde que se realizó la operación para solicitarla.
Una vez solicitada, el proveedor deberá expedirla antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que haya recibido la solicitud.
Esperamos que este artículo tan completo te haya servido para entender por fin todo lo que necesitas saber sobre las facturas de canje. Recuerda que si necesitas recuperar el IVA puedes recurrir a nuestros servicios. Tú danos todos los tickets y nosotros nos encargamos de gestionarlo todo por ti.
