Es fácil ver el beneficio de recuperar el IVA soportado en los tickets de gastos (T&E): la liquidez. Sin embargo para obtener las facturas completas necesarias para la deducción, los recibos deben pasar por varias etapas (digitalización, extracción de datos, revisión, etc.) previas al contacto con los proveedores. En 60dias hemos desarrollado un proceso propio que nos permite ofrecer otra serie de beneficios y servicios complementarios a nuestros clientes.
¿Qué ventajas tiene el servicio de recuperación del IVA a mayores de la liquidez?
Digitalizar los gastos en papel
El beneficio más inmediato es el digitalizar los gastos en papel, lo que permite que el documento sea legible, sin que la tinta se borre con el paso del tiempo, o se pierda. Esto trae consigo dos grandes ventajas, la primera es que el documento siempre estará disponible de cara a hacienda. Segundo, la accesibilidad a estos gastos es mucho más simple, rápida y cómoda, ya que no es necesario rebuscar en las cajas de liquidaciones, basta con conocer la fecha en que se realizó el gasto.
Identificar a los proveedores
La recuperación de IVA te permite conocer a los principales proveedores donde generes mayor gasto para poder tomar determinadas medidas de ahorro fiscal, como negociar un precio especial para el menú en los restaurantes donde suelan acudir a comer tus empleados, hablar con los taxistas para negociar una tarifa diferente o un precio fijo por trayecto, etc.
El tener localizados a tus proveedores también facilita afianzar tu relación con ellos. En muchos casos el propio proveedor también es cliente y ello hace que aumente la confianza. Con esta información podrás tomar las decisiones oportunas para lograr una colaboración estrecha que te aporte beneficios más allá de una tarifa especial, o en caso de que este no se muestre dispuesto, podrás llevar el volumen de gasto que generan tus empleados a otro que sí se muestre abierto.
Cumplimiento frente Hacienda
Encontramos distintas situaciones en las que el proceso de recuperación facilita la respuesta y el cumplimiento ante Hacienda. Empezando por los requerimientos y auditorias, en los que la Agencia Tributaria puede pedir las facturas de gastos que se han realizado en un proveedor concreto. Esto tiene fácil respuesta gracias a una característica fundamental del proceso que tenemos en 60dias, la trazabilidad de cada uno de los tickets, lo que nos permite ligar cada factura a su liquidación, el empleado que realizo el gasto, la fecha y el establecimiento en el que se consumió.
Otra ventaja es la minuciosidad con la que se preparan y revisan las facturas, lo que garantiza la correcta emisión y legibilidad de cada documento de cara a la recuperación del IVA, evitando problemas en caso de que Hacienda exija ver el justificante de algún gasto que se quiera deducir. Una minuciosidad que una asesoría fiscal al uso no tiene.
Detectar errores, duplicidades y fraude
Dentro del proceso de extracción y revisión de los tickets, se pueden detectar errores y duplicados en los gastos que presentan los empleados, además de establecer filtros para garantizar el cumplimiento de las políticas o cualquier exigencia particular del cliente, como por ejemplo, descartar comidas en restaurantes a partir de las 19.00h.
Incluso en casos donde se usen apps de gestión, estás no comprueban el gasto directamente con el proveedor. En 60dias, nos hemos encontrado situaciones en que al contactar con el establecimiento para solicitar la factura, este nos informa que ese recibo no corresponde con ningún gasto realizado en su local, y por tanto es falso. Este contacto directo con el proveedor evita casos de fraude que en otras circunstancias pasarían desapercibidos.
Conocer la naturaleza de tus gastos
Uno de los mayores problemas de la gestión tradicional es el desconocimiento real de los gastos de los empleados. Los departamentos contables y financieros manejan cifras totales pero desconocen los detalles.
Gracias al proceso que pasa cada ticket, podemos convertir los datos que contienen en información útil para el cliente, y que de esta forma el cliente pueda conocer las distintas tipologías de gastos que tiene su empresa, la cuantía de cada una y cuánto IVA ha recuperado por tipología. Al tener la información al alcance, se pueden elaborar informes personalizados que permitan encontrar posibilidades de ahorro, detectar tendencias y mejorar la política de gastos.
