Según la legislación francesa, las empresas establecidas o registradas a efectos de IVA podrán solicitar la devolución del IVA soportado en Francia, en cualquier declaración de IVA de aquellos gastos de viaje o representación incurridos en los 2 últimos años hasta el 31 de diciembre del presente año.
Para ello, es necesario que las facturas cumplan con una serie de requisitos establecidos por la legislación fiscal francesa. El procedimiento para solicitar la devolución del IVA soportado debe analizar si los gastos son deducibles en Francia.
Criterios de deducibilidad
Se permite la deducción del IVA soportado por la compra de bienes y servicios siempre y cuando estén relacionados con la actividad empresarial. Algunos ejemplos de gastos cuyo IVA soportado es recuperable total o parcialmente en Francia son:
- Gastos de comidas y entretenimiento en restaurantes para empleados y clientes.
- Alojamiento para personal de seguridad de la empresa o terceros.
- Asistencia a conferencias, exposiciones y seminarios de formación.
- Peajes de autopistas.
- Compra, arrendamiento y mantenimiento de vehículos de carga.
- Publicidad.
- Los porcentajes de deducibilidad varían dependiendo del tipo de combustible (diésel, gasolina y gas). Particularmente, el porcentaje de deducibilidad de la gasolina fluctúa en base al año de emisión de la factura. A continuación, encontraréis una tabla que resume los diferentes porcentajes de deducibilidad en Francia.
Sin embargo, existen otros casos de gastos en los que el IVA soportado no es recuperable en Francia:
- Alojamiento para empleados.
- Transporte de pasajeros.
- Compra, arrendamiento y mantenimiento de turismos.
Acuerdos de facturación
A veces las facturas emitidas por los proveedores no cumplen con los contenidos mínimos exigibles por ley. Esto trae como consecuencia la pérdida de un IVA recuperable por la empresa.
Si las facturas emitidas por los proveedores franceses contienen errores o no cumplen con los requisitos legales establecidos en la legislación aplicable, se puede contactar al proveedor para solicitar una factura rectificativa que modifique una factura original.
Otra alternativa seria firmar un acuerdo de facturación entre el proveedor y un tercero o agente, ya que en Francia es posible que un tercero emita facturas a nombre de un proveedor. Es denominado como “Sous-traitance de la facturation”.
Disponiendo de una autorización por parte del proveedor, se pueden emitir facturas en su nombre. En cuanto a las facturas a elaborar en nombre del proveedor, la legislación francesa establece los siguientes requisitos:
- Deben incluir toda la información que contiene la normativa vigente (BOI-TVA-DECLA-30-20-20)
- La secuencia de numeración utilizada por un tercero debe ser cronológica y continua y específica del sujeto pasivo de que se trate. Por tanto, no deben formar parte de las secuencias de facturas que el agente emite por su propia cuenta o por la de otros mandantes. Sin embargo, no se requiere que estas facturas encajen en la secuencia utilizada por el proveedor. En la práctica, el agente utiliza una secuencia de facturación cronológica y continúa separada para cada uno de sus clientes. Es decir, podrá preceder cada número de factura con un “prefijo específico” de cada uno de los sujetos pasivos que le hayan encomendado la elaboración de sus facturas.
- Se recomienda que las facturas emitidas por un tercero especialmente designado para este fin incluyan una declaración como “Factura establecida por A en nombre y por cuenta de B”
Conservación de facturas y almacenamiento digital
Las facturas se deben conservar con su contenido original y ordenadamente, por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Los empresarios o profesionales están obligados a conservar dichas facturas durante 6 años desde la fecha de la operación o fecha factura. Sin embargo, el hecho de almacenar facturas o tiques por un periodo tan largo de tiempo puede derivar en problemas de espacio o logística en las empresas.
Como solución, la legislación francesa ofrece la posibilidad de conservar esta documentación en formato digital a través del artículo A102 B-2. De esta forma, se necesita una firma electrónica que cumple al menos con el sistema de referencia de seguridad general (RGS) a nivel de una estrella, (por ejemplo, una firma electrónica digital basada en certificado emitido por la Fábrica Nacional de La Moneda y Timbre, y de tipo cualificado según el reglamento europeo). Además, también se requiere a cada archivo una marca de tiempo.
