Gestionar los gastos de los empleados no es una tarea fácil, en especial de aquellos que viajan con frecuencia y se encuentran a miles de kilómetros de la oficina. Para ayudar a que todos cumplan con los estándares de la compañía es vital contar con una política de viajes y gastos.
Se trata de una serie de reglas que determinan qué se puede y qué no se puede hacer, cuánto se puede gastar y bajo qué circunstancias. Es, en definitiva, una herramienta para controlar los gastos y evitar el fraude, además de un vehículo para trasmitir a los empleados los valores y la cultura de la empresa.
¿Por qué necesito tener una política de viajes y gastos en mi empresa?
Puede parecer banal crear este documento, al fin y al cabo, se puede viajar y seguir cumpliendo los objetivos sin él. Sin embargo, su importancia radica en que crea un marco de actuación para los empleados, establece limites y aporta recomendaciones a la hora de viajar, haciendo que los desplazamientos sean más eficientes y los gastos se reduzcan.
Al disponer de normas claras se evitan gastos innecesarios, o que se utilicen canales ineficaces. También es una forma de reducir los errores y el fraude interno cuando se reclaman los gastos, ya que se establece cuáles son reembolsables y cuáles no. De esta forma se minimiza que, por ejemplo, los gastos personales realizados fuera de la jornada pasen el filtro. Además se puede fijar un tiempo de prescripción para asegurarse que las liquidaciones se presentan dentro del plazo correcto, facilitando la contabilidad.
¿Cómo debe ser una política de viajes y gastos?
Concisa y atractiva. Estamos hablando de un manual de normas, un tipo de documento que normalmente no invita a la lectura, por lo que es vital hacerlo lo más simple posible y contar con un diseño limpio que atraiga la atención. Utilizar frases claras y cortas que vayan directamente al grano evitando cualquier tipo de terminología legal o técnica, el objetivo es trasmitir información, no elaborar un texto legal.
Es crucial estructurar bien el contenido para que sea fácil encontrar la información que se necesite y asegurarse que los empleados recuerdan los puntos clave. La complejidad del documento dependerá del tamaño y la actividad propia de la empresa. Como es normal, la política de viajes y gastos no será la misma para una empresa pequeña que realiza desplazamientos nacionales que para una multinacional con varias sedes y que viaja a distintos países.
Tan importante es tenerla como hacerla cumplir
De nada sirve establecer una política de viajes y gastos bien pensada o elaborar un documento claro y fácil de leer, si no se tiene un sistema para hacer cumplir las normas. Bien es cierto que el simple hecho de disponer de una política clara ya reduce el fraude y los errores, pero no los elimina.
Es importante contar con un servicio como el Software de Gestión que ofrece 60dias, que te permite cruzar los datos de las liquidaciones presentadas por los empleados con los datos reales de la documentación para corroborar que son correctos, además se pueden: aplicar filtros según la tipología de gasto para cerciorarse de que el importe no exceda el máximo, controlar que las liquidaciones se están presentando dentro del plazo establecido o que se están utilizando los proveedores recomendados por la empresa.
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