Política de viáticos y gastos de viaje: gastos, reglas y cómo actualizarla

Como seguramente sabes, una política de viáticos son unas “normas” que establece una empresa para mejorar el manejo y reembolso de gastos de sus empleados cuando viajan por motivos laborales.

Por supuesto, contar con este tipo de pautas puede facilitar muchísimo la gestión, asegurándose también de que todo está alineado con los presupuestos y objetivos de la empresa.

En este artículo te queremos dar algunos consejos para que puedas crear o actualizar tu política de viáticos si ha quedado obsoleta, consiguiendo estos beneficios. Como ves, tener una política de viajes y gastos es muy importante.

Política de viáticos ¿Qué gastos hay que incluir?

Es importante definir con claridad qué gastos serán reembolsables bajo la política de viáticos de tu empresa, para evitar malentendidos y garantizar un control adecuado de los costes. A continuación, te presentamos una lista de los gastos más habituales, que deberías considerar:

1. Alojamiento: Establece un rango de tarifas por localidad y determina si se permiten mejoras en la habitación bajo circunstancias concretas, como en viajes para asistir a eventos de empresa. También conviene especificar qué gastos adicionales serán cubiertos, como el WiFi, el aparcamiento o el minibar, y cuáles deberán asumir los empleados.
2. Transporte: Incluye los costes de billetes de avión, tren, autobús, o cualquier otro medio de transporte necesario, priorizando siempre la clase turista o la opción más económica disponible. Asegúrate de aclarar si los gastos relacionados con el transporte local, como el alquiler de coches o el uso de taxis, también están cubiertos y en qué condiciones.
3. Comidas: Puedes optar por asignar un “dietario” (una cantidad diaria fija) para cubrir las comidas, o establecer límites específicos para desayuno, comida y cena. Es aconsejable excluir el gasto en bebidas alcohólicas, salvo que se autoricen expresamente para eventos de empresa o comidas con clientes.
4. Gastos adicionales: Considera la inclusión de gastos menores como propinas, lavandería o el uso de taxis, siempre que sean necesarios para el cumplimiento del trabajo y estén debidamente justificados. Es útil definir un procedimiento claro para la aprobación de estos gastos, sobre todo si surgen imprevistos.

Reglas de la política de gastos de viaje

Cuando defines una política de viáticos, es esencial establecer reglas claras que regulen su uso. A continuación, tienes algunas ideas:

1. Propósito y alcance: Asegúrate de que los viáticos estén directamente vinculados al motivo del viaje de negocios. Los gastos deben ser necesarios y razonables, evitando el desembolso en gastos personales.
2. Presentación de justificantes: Los empleados deben presentar comprobantes de todos los gastos para su reembolso. Establece un plazo máximo para la entrega de estos justificantes, manteniendo así una contabilidad más organizada y actualizada.
3. Devolución de sobrantes: Si se asignan importes fijos y el empleado no gasta la totalidad, debe devolver lo no usado. Esta medida promueve la responsabilidad y evita el malgasto.
4. Categorización de gastos: Distingue claramente entre gastos reembolsables y no reembolsables. Por ejemplo, los costes de transporte y alojamiento suelen ser reembolsables, mientras que las multas de tráfico o los gastos en minibar no lo son.
5. Límites y restricciones: Pon límites claros para cada tipo de gasto. Esto ayuda a controlar los costes y previene malentendidos o disputas sobre lo que es aceptable.
6. Procedimientos especiales para situaciones excepcionales: En casos excepcionales, como viajes prolongados o destinos con un alto coste de vida, ajusta los importes permitidos o proporciona orientación adicional.

Asegúrate de que todos los empleados comprendan y apliquen estas reglas de manera adecuada. Verás que con este tipo de reglas, todo quedará mucho más claro.

Actualiza tu política de viáticos

Actualizar tu política de viáticos es crucial para adaptarla a cambios normativos, económicos y operativos. Aquí te dejamos algunos puntos clave:

1. Monitoreo de cambios legislativos: Mantén un seguimiento constante de las modificaciones legales que puedan afectar la asignación y uso de los viáticos, y adáptalos si es necesario.
2. Evaluación de la política actual: Revisa a menudo tu política de viáticos para identificar áreas de mejora. Una política no revisada puede volverse obsoleta y menos efectiva en el control de costes.
3. Integración de tecnología: Usa herramientas y software modernos para gestionar los viáticos, desde sistemas de reservas hasta plataformas de gestión de gastos que faciliten el seguimiento y aprobación. Recuerda que en 60dias contamos con un servicio de auditoría de tus gatos de viaje.
4. Feedback de los empleados: Involucra a los empleados que usan viáticos con frecuencia en el proceso de actualización. Su feedback puede aportar insights valiosos para mejorar la practicidad y eficiencia de la política.
5. Sostenibilidad y responsabilidad social: Considera incorporar prácticas que reduzcan la huella de carbono de los viajes de negocios, como preferir alojamientos sostenibles o incentivar el uso de transporte público.
6. Capacitación y comunicación: Tras actualizar la política, capacita a todos los empleados sobre los cambios realizados. Asegúrate de que la política sea clara y accesible para todos.

Como ves, la política de viáticos es un documento muy importante en la gestión de los gastos en tu empresa. En caso de que necesites más ayuda relacionada con nuestros servicios, como es el tema de los gastos de viaje en tu empresa, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos en lo que necesites, además de facilitarte la gestión de tus facturas y mucho más.