Hace más de un año que el Covid-19 irrumpió en nuestras vidas, poniendo a prueba la capacidad de reacción de las empresas. Los primeros meses pandemia supusieron un caos, ya que de un día para otro nos vimos obligados a permanecer en casa e implementar nuevos sistemas de trabajo para mantener la actividad.
Esto se ha traducido en una época de transformación digitalización, en la que hemos ido interiorizando y haciendo nuestras las herramientas que, en un principio, nos habíamos vistos obligados a implementar para sobrevivir, siendo el ejemplo más claro el teletrabajo que se ha incorporado a nuestra vida de forma permanente. A pesar de que el proceso de digitalización sigue cambiado la actividad empresarial, unos procesos se resisten más que otros, ese es el caso de la gestión de gastos.
Todavía son muchas las empresas que siguen gestionando sus gastos de forma tradicional, y la disminución de los gastos debido a la falta de viajes corporativos hace que no se vea como una prioridad. Sin embargo, eso supone la perdida de oportunidades de ahorro, perpetuar problemas que tienen solución y quedarse atrás frente a la competencia.
La gestión de gastos tradicional agrava la incertidumbre
Una compañía puede hacer frente a épocas malas, basta con ajustar su estrategia y establecer un plan de actuación, sin embargo periodos como el actual son especialmente difíciles, ya que no sabemos cuál será la situación en 2 meses. La incertidumbre es un elemento especialmente peligroso, por lo que debe ser una prioridad para las empresas minimizar los problemas, optimizar sus recursos para hacer frente a los posibles escenarios y obtener la mayor cantidad de fuentes información posibles.
La gestión de gastos tradicional ralentiza la contabilidad. El proceso manual de gestionar estos gastos y el trabajo en papel suponen un gasto considerable en tiempo, esfuerzo y dinero que podría estar empleándose en mejorar la política de gastos, u optimizar los procesos. A esto debemos añadir el perjuicio que suponen los errores, duplicidades y fraudes que pasan desapercibidos al no disponer de herramientas de control efectivas, aumentando los gastos y generando problemas completamente innecesarios.
El gasto en tiempo y recursos, y la falta de herramientas digitales, también impide explotar el potencial de información que contienen esos gastos, y los errores y fraudes asociados a la contabilidad tradicional ponen en duda la fiabilidad de estos datos. Como hemos dicho al principio, la incertidumbre es el principal problema de esta pandemia, por lo que no poder aprovechar la información sobre los gastos internos de la empresa supone la toma de decisiones menos efectivas o erróneas.
No se puede evitar la incertidumbre externa, pero si la interna, gracias a los sistemas digitales para la gestión de gastos.
Ventajas de la gestión de gastos digital
Implementar un sistema digital de gestión de gastos, no solo te permite enviar los problemas típicos de la contabilidad tradicional, sino que te aporta una gran cantidad de ventajas para superar épocas como actual:
- Flexibilidad en la gestión. En una época en la que el teletrabajo se ha incorporado a nuestras vidas, y que el contacto está limitado poder gestionar los gasto en cualquier momento y lugar en imprescindible. El empleado y su supervisor solo necesitan un móvil o un ordenador para presentar las liquidaciones y gestionarlas. Esto también aporta una gran capacidad de respuesta frente a imprevistos.
- Libera recursos. El tiempo que lleva presentar una liquidación es una queja frecuente por parte de los empleados, no digamos ya contabilizarlas. Automatizar el proceso supone que ese tiempo se puede emplear en realizar otras actividades más productivas.
- Cumplimiento de las políticas. Los sistemas digitales te permiten establecer alertas para asegurar el cumplimiento de tu política de gastos, además de evitar fraudes y errores.
- Oportunidades de ahorro. Al digitalizar tus gastos toda la información de los tickets está a tu disposición para buscar puntos de mejora y optimizar tus gastos.
- Obtención de liquidez. Sistemas de gestión como el que ofrece 60dias están integrados dentro del proceso de recuperación del IVA, por lo que ampliando el servicio, y sin necesidad de emplear tiempo ni recursos, puedes obtener liquidez de los tickets de gastos.
- Integración con el ERP. Una vez presentados los gastos y aprobado por el supervisor toda la información se vuelca en el ERP de la empresa para su contabilidad.
La digitalización de las empresas es cada vez más una necesidad que una oportunidad, y situaciones extraordinarias como la pandemia solo acentúan su importancia. Estar preparado te permite ser más flexible para enfrentar la incertidumbre y mejorar tu competitividad frente a la competencia.
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