Uno de los errores más comunes entre los trabajadores son los fallos en la gestión de los gastos en los viajes de negocios. Cada vez son más los empleados que tienen que realizar algún tipo de trabajo lejos de las instalaciones de la empresa, por no hablar de aquellos que trabajan por cuenta propia y deben trasladarse a las sedes de los clientes o posibles clientes para entrevistarse con ellos.
En esta gestión del gasto encontramos varios problemas, desde importes sin justificar a través de una factura o el haber perdido las mismas. Por eso vamos a explicarte cuáles son los fallos que más preocupaciones dan a los departamentos de administración de las empresas.
A tener en cuenta para la gestión de los gastos de los viajes
¿Están creciendo en tu compañía los gastos de los viajes de los empleados de manera alarmante? Si cada mes ves como ese presupuesto sube, puede deberse a dos razones. La primera, que estés trabajando más fuera y que desplaces a más trabajadores. La segunda, que no estés organizándote bien y cometas errores que no te permitan deducir los gastos generados. Centrémonos en esta segunda posibilidad. Veamos dónde fallan por lo general las empresas para el control del gasto en esos desplazamientos.
No anticiparse
En muchas ocasiones con una previsión, los gastos de los viajes serían sustancialmente menores. ¿Crees que sería interesante acudir a una feria que se celebra en unos meses? Pues saca los billetes y reserva el alojamiento por adelantado, seguro que ahorras.
No ceñirse al presupuesto
Es importante que tanto administración como el trabajador desplazado conozcan el dinero disponible para ese viaje.
No delimitar los gastos que tendrá cubiertos el empleado
Es importante marcar las dietas y lo que se pagará por kilometraje como máximo antes de que el empleado salga de viaje. Por ejemplo, si puede gastarse un importe considerable en invitar a cenar a unos clientes, o si habrá algunos gastos que no estás dispuesto a cubrir, como el café en el aeropuerto. Si todo esto queda claro de primeras será mucho más sencillo ceñirse al presupuesto que se consideró para ese viaje.
Explica a los empleados que recojan las facturas
Es importante que los empleados sepan cuándo puede la empresa desgravarse los gastos, y vale más que pequen por pedir demasiadas facturas. Ofrece formación explicándoles los gastos que pueden deducirse y en caso de que no se pueda pedir la factura, es importante conservar los tiques ya que empresas como 60dias pueden recuperar el IVA sostenido.
Automatiza y digitaliza el proceso
El trabajador, así como el departamento de contabilidad, agradecerán enormemente que la digitalización de las facturas sea un proceso automatizado. Es decir que nada más que se reciba se archiven las facturas y tiques en un software de contabilidad automática. De esta manera se facilita el trabajo de contabilidad, se evitan errores y el trabajador no tendrá que ponerse a gestionarlas cuando regrese del viaje.
Elige una solución a la medida de tu empresa
En el mercado encontrarás muchas herramientas que te ayudan con esta gestión de los gastos de los viajes, permitiéndote evitar los errores más comunes que hemos comentado aquí. Descubre los servicios que ofrece 60dias y verás cómo te ayudan a gestionar tus gastos de viaje de una manera mucho más eficiente para recuperar el IVA de los tiques.
Imagen cortesía de StelaDi en Pixabay
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