La gestión de gastos suele convertirse en una auténtica pesadilla para las empresas. Contabilizar las dietas que deben percibir los empleados con su deducción correspondiente, la recuperación del IVA o el control del gasto en los viajes son tareas que llevan mucho tiempo al departamento financiero. Y no importa el tamaño de la empresa, todas tienen ese problema. En la actualidad existen soluciones como 60dias que facilitan esta gestión, pero es importante conocer las necesidades de cada empresa para poder elegir la más adecuada mejorando así la eficiencia del negocio.
Qué solución necesitan las empresas para la gestión del gasto
Según los expertos, el tamaño de la empresa es un factor clave para definir el software de gestión de gastos más adecuado:
– Las microempresas y empresas pequeñas precisan de herramientas sencillas de utilizar, que se adapten a su día a día.
– Las medianas empresas deben buscar la personalización de la solución, además de que su interfaz sea sencilla de utilizar. Una buena opción son las herramientas del tipo SaaS.
– En las grandes empresas es fundamental encontrar una solución que reduzca de manera drástica la carga de trabajo de los departamentos administrativo y financiero en la gestión del gasto.
Estrategias para el control del gasto en la empresa
Controlar los gastos de viaje en una empresa es realmente complicado. Cada vez son más los trabajadores que deben desplazarse para asistir a reuniones o visitar a clientes, para lo que utilizan transporte público, alojamientos, su coche particular, noches de hotel, etc. En definitiva una suma casi ilimitada que supone un dolor de cabeza para el departamento administrativo. Estas son algunas claves para mantener el gasto bajo control.
Presupuesto disponible
Tanto el trabajador como la empresa deben saber cuánto dinero se puede invertir en un viaje. Planificar es fundamental en este sentido, porque de esta manera se puede ahorrar dinero en desplazamientos.
También es importante informar al trabajador de los gastos por kilometraje que tendrá cubierto para que se ajuste al presupuesto.
Contar con herramientas adecuadas
Facilitar al trabajador desplazado una tarjeta de empresa, un coche de alquiler o trabajar con agencias de viaje son puntos que ahorran tiempo en la gestión de control de gastos de viaje. También se pueden flexibilizar los procesos para que sea el propio trabajador el que organice el viaje ajustándose a un presupuesto y sin que el responsable del departamento tenga que dar permiso para cada paso.
Digitalización de la empresa
Sin duda es una de las mejores armas con las que se puede realizar el control del gasto. Contar con soluciones que permitan la gestión de facturas de manera digital es un ahorro considerable tanto de tiempo como de espacio de almacenamiento.
En resumen
Estas son algunas generalidades para la gestión del control del gasto y la deducción del IVA en las empresas. Pero cada una de ellas debe hacer una autoevaluación para conocer cuáles son sus puntos débiles y comenzar a trabajar para ponerles solución que les ayude a mejorar la eficiencia y mejore la productividad.
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