Como empresario que en su actividad normal emite facturas simplificadas o recibos, es posible que en alguna ocasión le hayan solicitado una factura de canje. Este tipo de facturas se piden cuando el cliente ha realizado un consumo en el establecimiento que gestiona llevándose simplemente el ticket del gasto, y trascurrido un tiempo (superior a un mes natural), este necesita una factura para realizar alguna gestión, como es el caso de la recuperación del IVA.
¿Por qué es importante para las empresas que se emitan estas facturas? ¿Es obligatorio?
Las facturas simplificadas no permiten deducir el IVA porque no son facturas completas y no recogen muchos de los datos más importantes, como por ejemplo, la identificación fiscal del cliente. Es decir, sin la emisión de dichas facturas, las empresas están perdiendo considerables sumas de dinero que podrían estar recuperando.
Según la AEAT, “Se deberá expedirse factura y copia de ésta en todo caso en las siguientes operaciones: A) Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación, así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.” (BOE Título 1, Capítulo 1, Artículo 2)
El plazo máximo para solicitar una factura de canje en España es de 4 años, el mismo plazo que se dispone para la deducción del IVA Soportado.
¿Afecta a la contabilidad del proveedor?
Desde el punto de vista del emisor de las facturas de canje no es necesario realizar ningún ajuste a efectos contables, asociado con la emisión. Las razones son las siguientes:
- El importe (base+IVA) de la factura simplificada por ventas y prestación de servicios fue contabilizado en el momento de la expedición de este. Al no producirse ninguna variación del importe de la factura de canje, no procedería un ajuste contable.
- Tampoco afecta a las declaraciones de IVA del emisor, pues el IVA de estas facturas de canje ya fue declarado en el momento de la generación de la factura simplificada, según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
El emisor solo deberá guardar estos documentos con una numeración distinta en caso de auditoria o requerimiento de Hacienda. Sin embargo, nos podemos encontrar que el proveedor que debe emitir la factura se encuentra en una situación especial:
Cese/baja
En el momento que se da de BAJA la actividad comercial (casilla 150 del Modelo 036), no existe obligación de emitir facturas de canje. Por otro lado, la situación cambia si nos referimos al CESE.
En términos generales, para las entidades y empresas con personalidad jurídica, el cese supone la suspensión de todas las actividades empresariales, es decir, la entidad sigue existiendo, pero en un estado de “inactividad”. En este caso, SI existe la obligación de emitir las facturas de canje del periodo que ha estado “activo”.
Jubilación
Si el proveedor ya está jubilado, no tendrá obligación a la hora de emitir las facturas de canje que se le soliciten. De todas formas, de manera voluntaria, podría realizar dichas facturas de los períodos que ha estado activo (si corresponde a los 4 años anteriores), ya que la emisión de estas no tiene implicación fiscal.
Cambio de NIF a CIF
En el momento que se cambia de un NIF a CIF, desaparece la obligación de emitir las facturas de canje. Lo mismo sucede cuando el cambio es de CIF a NIF.
Cambio de razón social
Las empresas pueden cambiar de razón social por diferentes razones: por cuestión de imagen, modificación del objeto social, ingreso de nuevos socios, fusión con otra sociedad, etc. Cuando se produce dicho cambio, no existe obligación de emitir facturas de canje previas.
