La digitalización certificada y la eliminación completa del papel es una posibilidad legal en España desde el año 2007. Aunque arrancó con una implantación muy gradual, la digitalización certificada pasa ahora por una etapa de muy fuerte crecimiento.
El archivo digital de documentos aporta innumerables ventajas, pero combinado con la digitalización certificada nos permite además destruir definitivamente el papel original, de forma que los ahorros se multiplican con total validez legal. Es entonces cuando el archivo digital de documentos alcanza todo su potencial de beneficios para la empresa.
Diferencia entre digitalización certificada y digitalización convencional
Se conoce por digitalización al proceso de convertir un documento en papel en un archivo informático. Este proceso de conversión se realiza mediante un escáner (lector de imagen), un software de escaneado (el programa que convierte la imagen en datos) y un soporte digital (memoria) en el que guardar el archivo resultante.
Cualquiera puede escanear facturas o documentos y replicar su archivo físico en formato electrónico, pero esos archivos digitales no tendrán validez legal y no nos permitirán destruir los papeles originales, a menos que la conversión se realice con todas las garantías técnicas y de trazabilidad exigibles por un software homologado y asociado a una firma digital.
La diferencia entre la digitalización convencional y la digitalización certificada es que la segunda tiene validez legal ante cualquier organismo oficial, empezando por la Agencia tributaria que es la que homologa el software en primera instancia, de acuerdo con el BOE, ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril.
Para que el proceso de digitalización certificada sea considerado como válido ha de reunir una serie de requisitos tanto en la forma en que se hace como en el software que se utiliza para ello. Estos requisitos son los que garantizan la trazabilidad desde el registro digital hasta el documento original.
Requisitos del proceso de digitalización certificada
En lo que respecta al proceso, estos son los requisitos que establece la ley:
- Que la digitalización la realice el propio interesado o, en su nombre, una empresa externa de servicios de digitalización.
- Que se utilice un software de digitalización certificado, cuyos requisitos detallamos más abajo.
- Que el proceso garantice que la imagen de cada documento es fiel al original e íntegra.
- Que la imagen digital lleve la firma electrónica del interesado (el propietario del documento original) o la firma electrónica de la empresa que presta el servicio, si éste se externaliza. El software de digitalización certificada es el que ha de exigir la presencia de la firma digital, instalada en el sistema.
- Que dispongamos de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada
- Que los registros digitales resultantes se almacenen en una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en el caso de documentos contables (facturas) para la llevanza de la contabilidad, además de la propia imagen del documento original con la adecuada resolución.
Todos estos requisitos tendrá que cumplirlos quien realice el escaneado. Aunque la ley no lo exige de forma explícita, resulta muy recomendable mantener al menos una copia de seguridad de la base de datos, de forma que esa redundancia nos garantice la seguridad de los datos a largo plazo y una vez destruido el papel.
Existen diversos sistemas de seguridad para eliminar el riesgo de perder los datos, incluso podemos blindarlos frente a catástrofes naturales manteniendo copias alejadas geográficamente. Las empresas que se dedican a la digitalización de documentos son también especialistas en seguridad informática, casi por obligación.
Requisitos del software de digitalización certificada
Existe una amplia lista de programas informáticos homologados por la Agencia Tributaria, que se pueden consultar aquí, ya que en este momento es Hacienda la encargada de validar el software necesario para digitalizar facturas y otros documentos con todas las garantías.
Aunque en principio esta homologación afecta a la digitalización de facturas, sus requisitos se aplican en la práctica para garantizar la autenticidad de cualquier otro documento y son admitidos legalmente aunque no estemos hablando de documentos contables.
Los fabricantes de software deben enfrentarse a los siguientes requisitos para su homologación:
- Es necesaria la firma de la base de datos, para garantizar la integridad y coherencia de los datos y las imágenes guardadas.
- Tiene que ser posible un acceso completo e inmediato a la base de datos.
- Para homologar un software de digitalización certificada es necesario cumplir una serie de trámites legales que garanticen la idoneidad del software. Estos trámites incluyen el cumplimiento de estrictos requisitos de seguridad, tanto técnicos como formales, que deberá satisfacer y demostrar la empresa de software mediante una auditoría técnica independiente, a la que se añaden todas las comprobaciones que la Agencia Tributaria quiera realizar antes de conceder la homologación.
El camino más sencillo: la externalización
Teniendo en cuenta los requisitos formales y técnicos de la digitalización de facturas, no parece lógico que una empresa ajena al mundo del software intente desarrollar y homologar un programa propio para la digitalización certificada. Existe una amplia lista de software ya homologado, cuya utilización siempre será más sencilla que el desarrollo de un nuevo programa.
De la misma manera, cabe pensar que el proceso de digitalización en el que tienen que concurrir una serie de requisitos técnicos muy restrictivos, en vez de realizarse dentro de la propia empresa, se pueda externalizar.
Las empresas de digitalización documental como 60dias son especialistas que se dedican a la digitalización masiva de documentos de forma rápida, eficiente y económica al contar con los medios técnicos y el personal especializado para llevar a cabo la tarea, cumpliendo sistemáticamente todos los requisitos legales sin que el cliente tenga que preocuparse de nada.
Por todas estas razones, la externalización del proceso es la vía por la que la gran mayoría de empresas están accediendo a la digitalización certificada y olvidándose de su archivo físico en papel.
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