El archivo digital de documentos aporta notables ventajas frente al archivo físico en papel. Algunas de estas ventajas son evidentes, pero otras resultan desconocidas para la mayoría de las empresas, que continúan pensando que el archivo en papel es imprescindible a efectos legales.
Cuando comenzamos a ver el archivo digital de documentos como un sustituto del papel, y cuando tenemos claro que podemos prescindir totalmente de los archivos físicos manteniendo exclusivamente archivos digitales, es cuando empezamos a ver todas las posibilidades que se abren ante nosotros.
1 – Normalización de archivos
El archivo digital de documentos convierte toda la heterogeneidad de papeles que llegan cada día a nuestra empresa (facturas, tickets, hojas de gasto) en una base de datos estructurada y homogénea. Cada uno de esos papeles, en principio diferentes e incluso difíciles de manejar y archivar, se convierte en un registro digital único.
Puesto que todos los registros digitales son homogéneos, es posible establecer un sistema de archivo y clasificación normalizado, en el que se accede a toda la información con diferentes criterios de búsqueda y filtrado, todo ello sin recorrer estanterías y sin abrir archivadores.
La montaña de papeles diversos ha pasado a la historia.
2 – Ahorro de espacio, material y recursos
El archivo digital puede remplazar por completo al archivo físico. Esto significa que, incluso aquellos documentos que tengamos la obligación legal de conservar durante años, podemos conservarlos en formato digital con plena validez legal gracias a la digitalización certificada, destruyendo el papel.
A partir de aquí, se produce un ahorro de espacio en oficinas (cuyo coste por m2 suele ser elevado) por la eliminación de archivos y estanterías.
La ausencia de papel desencadena a su vez un importante ahorro en costes de papel, impresión, mobiliario, archivadores y diverso material de oficina, del que se puede prescindir casi en su totalidad. Normalmente se acaban eliminando incluso las máquinas (fotocopiadoras, escáneres) quedándonos con una mínima parte, lo que redunda en un nuevo ahorro.
3 – Ahorro de tiempo, incremento de eficiencia
Las búsquedas de papeles pueden llevar mucho tiempo, incluso en un archivo bien organizado. Cuando un papel no está exactamente en su sitio, ¿cómo podemos saber si realmente no lo tenemos, si alguien se lo ha llevado o si hay que seguir buscando en otras posibles ubicaciones? Después de invertir nuestro tiempo, puede que ni siquiera lleguemos a encontrar lo que buscamos.
Las búsquedas de documentos digitales son instantáneas y se realizan con total certeza. Si el documento existe, siempre lo vamos a encontrar porque los registros no pueden traspapelarse al no estar soportados en un medio físico. Con una base de datos digital ahorraremos muchas horas de trabajo relacionadas con la gestión del archivo físico y eliminaremos cualquier duda en una búsqueda.
4 – Eliminación de riesgos legales
Como hemos visto, la certeza de tener el archivo bajo control y gestionado a través de una base de datos elimina la posibilidad de perder documentos. El archivo digital, del que se pueden mantener varias copias incluso en diferentes ubicaciones físicas, elimina incluso el riesgo frente a accidentes o catástrofes (como un incendio y un terremoto).
La información puede estar en un servidor de la empresa y en un servidor externo al mismo tiempo, de manera que se eliminen por completo los riesgos legales de perder documentación. El coste de la memoria digital es cada vez más bajo y mantener copias de seguridad es cada día más sencillo. Y más seguro.
5 – Acceso inmediato y concurrente a la documentación
Cuando mantenemos un archivo físico de documentos, existe la posibilidad de que varias personas necesiten acceder al mismo papel en el mismo momento. En el mejor de los casos, tendremos que turnarnos (perder tiempo) o hacer copias (más papel), pero también puede pasar que alguien se olvide de devolver un documento al archivo y no sepamos quién es. El soporte físico es único y sólo puede estar en un lugar.
Cuando trabajamos con un archivo digital, cualquier número de usuarios puede acceder simultáneamente a cualquier registro, porque desaparece el soporte físico y cada uno trabaja con una visualización en pantalla sin «llevarse» el documento. Nadie cambia nada de sitio, nadie pierde nada, todos consultan a la vez.
6 – Integración con el sistema de contabilidad
Una posible derivada del archivo digital es su integración con el sistema de contabilidad (ERP). En este terreno se abren, de nuevo, multitud de posibilidades que van desde la mera consulta por pantalla de documentos digitalizados, hasta la contabilización automática a partir de la tecnología OCR.
Sólo la imaginación puede poner límites a las posibilidades del archivo digital, que permite incluso la validación de facturas o notas de gasto de forma remota y sin transporte de papel para su firma. La mayoría de sistemas de información económica modernos están preparados para ello.
7 – Mejora de la sostenibilidad ambiental
Desde hace mucho tiempo y cada vez en mayor medida, la sostenibilidad medioambiental de las empresas ha pasado a ser, además de un principio esencial de funcionamiento, un argumento de ventas que mejora nuestra imagen frente al exterior.
Como es palpable, la eliminación de papel y otros materiales (como el tóner de las impresoras) asociados con el archivo físico redundará en una mayor sostenibilidad medioambiental de nuestra empresa, como una parte de nuestra responsabilidad social corporativa.
Imagen: Unsplash
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